Les contrôles internes des stocks sont les processus de protection des stocks et de garantie qu’ils sont maintenus à des niveaux suffisants pour les opérations commerciales normales. Cela implique généralement d’avoir un système pour sécuriser physiquement, organiser et suivre l’inventaire. De solides contrôles internes des stocks comprennent également une gestion régulière, précise et cohérente des stocks.
L’un des éléments les plus importants des contrôles internes des stocks est la protection physique des stocks. Cela comprend la sécurisation du bâtiment et de la propriété où les articles sont entreposés. Il est également important que seul le personnel autorisé ait accès à l’inventaire. La mise en place d’un système pour l’enlèvement de l’inventaire, y compris la vérification des informations d’identification, la tenue de registres et le protocole de paiement peut aider à améliorer la sécurité.
Un autre aspect important des contrôles internes des stocks consiste à suivre attentivement les stocks entrants et sortants. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir consiste à mettre en place un système solide que tous les employés concernés sont formés à utiliser. Il est également conseillé de revoir périodiquement ce système pour une efficacité maximale afin de s’adapter aux changements dans l’entreprise, y compris la croissance et les variations de stock.
De bons contrôles internes de l’inventaire comprennent également le suivi de l’inventaire actuel. Un moyen efficace d’y parvenir est d’organiser tous les stocks de sorte qu’il soit facile d’évaluer rapidement les niveaux de stock. Il peut également être utile d’étiqueter chaque article avec des informations de base telles qu’une description ou un numéro de pièce afin que les pièces puissent être rapidement identifiées.
L’inventaire peut également nécessiter un cycle régulier. S’il y a des stocks périssables, il peut être utile d’avoir un système pour évaluer quand se débarrasser des articles qui ne sont plus utilisés. Il est également judicieux de suivre la quantité de stock non utilisée afin de déterminer le niveau idéal à maintenir. La fréquence à laquelle effectuer ce type d’évaluation dépend du type de stock.
Une autre partie des contrôles internes des stocks consiste à gérer le niveau des stocks. En plus de stocker et d’organiser correctement les articles, il peut être utile d’examiner périodiquement l’inventaire des articles excédentaires. Le processus global de contrôle des stocks peut être simplifié lorsque les stocks inutiles n’ont pas besoin d’être protégés, organisés ou autrement gérés.
Les contrôles internes de l’inventaire peuvent également inclure un audit périodique des avoirs. Ce processus peut révéler la quantité de stock perdue et potentiellement comment cela se produit. Les résultats aideront souvent une organisation à trouver des moyens d’améliorer le processus de contrôle interne.