Les créances et les dettes sont des transactions financières qui représentent de l’argent dû à une entreprise par un tiers ou de l’argent dû par une entreprise à un tiers. Ces transactions sont enregistrées dans le système comptable d’une entreprise en tant que comptes débiteurs et comptes créditeurs. Une autre façon de considérer les créances et les dettes est comme une extension de crédit, soit de l’entreprise à ses clients, soit de tiers à une entreprise.
Les entreprises acceptent de nombreux types de paiements différents pour des biens et des services. Le mode de paiement le plus simple est le paiement à la livraison ou le paiement intégral avec échange simultané des produits. Bien que le paiement à la livraison soit généralement le mode de paiement optimal pour les entreprises, il n’offre pas beaucoup de flexibilité financière au client. Pour encourager les clients à faire des achats, de nombreuses entreprises leur permettent d’acheter à crédit. Les clients qui achètent à crédit prennent immédiatement possession de biens ou de services moyennant une promesse de paiement ultérieur.
Il existe deux types de crédit qu’une entreprise doit suivre dans son système comptable. Le premier type est étendu de l’entreprise à ses clients. Ceci est suivi dans les livres d’une entreprise en tant que créances ou argent que l’entreprise s’attend à recevoir à un moment donné dans le futur. Le suivi d’une extension de crédit en tant que créance permet à l’entreprise d’enregistrer la réduction des stocks suite à une vente, tout en enregistrant également la raison du déficit d’encaissement.
Le deuxième type de crédit suivi par une entreprise dans son système comptable est celui qui lui est accordé par d’autres entreprises. Par exemple, certaines entreprises ont des comptes de crédit auprès de leurs fournisseurs, ce qui leur permet de commander des stocks sans avoir à les payer jusqu’à un certain moment dans le futur. Cela donne à l’entreprise une flexibilité de flux de trésorerie, car elle peut souvent vendre l’inventaire avant de devoir payer. Les paiements qu’une entreprise doit pour des biens ou des services qu’elle a reçus à crédit sont suivis dans son système comptable en tant que dettes.
De nombreuses grandes entreprises ont des départements spécifiquement dédiés au traitement des créances et des dettes. Bien que les créances et les dettes fassent l’objet d’un suivi dans les livres de l’entreprise, ces transactions financières s’accompagnent également d’une composante relationnelle qui nécessite une gestion continue. Les extensions de crédit aux clients nécessitent souvent une correspondance régulière par le biais de relevés de compte et de rappels de paiement. De même, les relations de crédit d’une entreprise avec des tiers nécessitent une attention constante pour s’assurer que les paiements sont effectués à temps ou que des prolongations de délai de paiement sont demandées.