Enchérir sur un contrat de toute nature peut être un processus hautement concurrentiel. Que les soumissions soient acceptées par tout prestataire de services concerné ou ne puissent être présentées que sur invitation, les informations demandées dans les documents d’appel d’offres doivent être complètes. Il est basé sur les documents mêmes qu’une entreprise ou une autre organisation utilisera pour prendre une décision concernant un contrat. Les documents d’appel d’offres peuvent ne pas être le seul facteur de décision, car les meilleurs soumissionnaires sont souvent invités à des entretiens en direct pour aider à rationaliser la sélection, mais sans ces soumissions, de nouvelles relations commerciales pourraient ne jamais être formées.
Dans le cas où une organisation sait déjà quels prestataires de services considérer pour un contrat, elle peut distribuer un appel d’offres (ITB) aux parties concernées. Même avec cette manifestation formelle d’intérêt, le soumissionnaire doit suivre certaines procédures, sinon il risque de perdre sa considération. Une liste restreinte de candidats peut être sélectionnée tôt sur la base de relations commerciales antérieures ou de critères très spécifiques établis dès le début du processus d’appel d’offres. Ce groupe peut être réduit davantage avant qu’une sélection finale ne soit faite sur la base des documents d’appel d’offres qui sont présentés.
Les documents d’appel d’offres doivent être soumis dans le format préféré par l’entreprise d’embauche. Cette exigence pourrait consister à envoyer des documents par voie électronique, par courrier traditionnel ou les deux. Si un consultant tiers est impliqué dans le processus de recherche, les documents d’appel d’offres peuvent également devoir être envoyés à cette personne. Il est possible que l’entreprise de recrutement fournisse un type de modèle de candidature ou accepte les documents originaux soumis par les candidats.
Une entreprise de recrutement ou son consultant doit décrire les informations nécessaires dans les documents d’appel d’offres. Ce plan peut être proposé dans un ITB ou une demande de proposition (RFP), qui est plus une invitation ouverte à recevoir des offres. En outre, la date limite de soumission devrait être clarifiée, ce qui pourrait inclure non seulement une date mais aussi une heure précise à laquelle les documents d’appel d’offres doivent être reçus. Les questions concernant un ITB ou un RFP peuvent également avoir des délais, et les réponses à ces questions peuvent être publiées pour que tous les candidats puissent les voir.
Les détails inclus dans les documents d’appel d’offres seront basés sur le type de service demandé. Dans le domaine financier, un gestionnaire d’investissements soumissionnant pour un contrat devra probablement fournir le montant d’argent supervisé par l’entreprise en plus des performances d’investissement passées. Même si un fournisseur de services est libéré d’un contrat, cette entreprise pourrait être invitée à présenter une nouvelle offre et à soumettre à nouveau des documents à une date ultérieure.