Les factures des comptes débiteurs sont des factures qui sont préparées et distribuées par le service comptable d’une opération commerciale. Les factures de ce type sont libellées à l’ordre de l’entreprise qui les émet et sont généralement émises en tant que documentation d’un montant spécifique dû par un client en échange de la réception de biens ou de services spécifiques. Les factures des comptes clients varient en termes de format et de détails, mais contiennent généralement un groupe de fonctionnalités de base conçues pour permettre au destinataire de relier plus facilement les documents à des achats spécifiques et de préparer les paiements.
Avec la plupart des factures de comptes clients, il existe plusieurs types d’informations qui sont toujours incluses. Une information vitale qui se trouve sur la facture est l’adresse de facturation du client qui recevra le document. En règle générale, cette adresse inclura un nom de contact, soit d’un individu ou d’un département. Chaque facture fournira également le nom de l’émetteur ainsi qu’une adresse qui peut être utilisée pour effectuer le paiement. Toutes les factures des comptes clients incluent la date d’émission de la facture, ainsi que les conditions de paiement qui s’appliquent au solde dû.
D’autres détails sont également inclus dans le corps de la plupart des factures des comptes clients. En règle générale, une brève description de chaque article ou service reçu par le client, ainsi que le nombre total d’unités reçues, feront partie des détails supplémentaires. Il n’est pas rare qu’un prix unitaire pour chaque article soit inclus, ainsi que ce que l’on appelle le prix étendu, ou le total cumulé dû pour toutes les unités d’un article particulier commandé. À partir de là, les factures contiendront probablement des détails concernant les remises appliquées à la commande, ainsi que les taxes évaluées et payables sur les articles commandés.
Il existe d’autres formes d’informations qui peuvent être incluses sur les factures des comptes clients, souvent comme un moyen d’accélérer la capacité du destinataire à lier les frais à un compte spécifique dans son propre système comptable. Par exemple, les cabinets d’avocats demandent régulièrement que ce que l’on appelle un client et un numéro d’affaire soit inclus dans les détails de la facture, ce qui permet de relier facilement les frais au travail effectué pour un client spécifique. De la même manière, une entreprise peut demander au fournisseur d’inclure un numéro de centre de coûts dans le détail de la facture, ce qui facilite l’association des coûts à un service spécifique. De nombreux fournisseurs s’y conformeront, car cela aide les clients à se qualifier et à approuver rapidement la facture, et à prendre des dispositions pour effectuer les paiements le plus tôt possible.