Lors de la réduction d’un budget de bureau, un domaine qui est parfois négligé est le budget des fournitures de bureau. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec les prix des fournitures de bureau, il peut sembler peu probable que se concentrer sur ce domaine produise beaucoup d’économies, mais la réalité est que les prix des fournitures de bureau ont une variance extraordinairement élevée selon le moment, l’endroit et ce qui est acheté. Les fournitures sont une nécessité, mais elles n’ont pas besoin de grever le budget dans la mesure où certaines entreprises en font l’expérience.
Par exemple, une boîte de stylos apparemment inoffensive sur l’étagère des fournitures peut coûter entre 3.00 $ US (USD) et 50.00 $ US. Compte tenu du nombre de stylos utilisés, perdus et égarés par les travailleurs au cours d’une journée donnée, cela peut s’accumuler rapidement. La solution consiste à suivre les dépenses et à rechercher des fournitures de bureau à prix réduits.
Il existe plusieurs façons d’acquérir des fournitures de bureau à prix réduit. La première étape consiste à évaluer les achats de fournitures antérieurs et à créer une liste normalisée de ce qui est vraiment nécessaire. Déterminez la quantité utilisée chaque année, puis planifiez l’achat en gros de fournitures de bureau à prix réduits en août. C’est le mois où les grands magasins discount réduisent les fournitures de bureau et scolaires de base. Des stylos, des cahiers, des gommes et du papier peuvent être achetés pour une fraction du coût habituel.
Pour les articles spécialisés qui ne se trouvent pas sur le marché des grands magasins discount, ne négligez pas le petit revendeur indépendant. Bien que les prix semblent probablement plus élevés lorsque l’on compare les catalogues, les petits revendeurs sont souvent ouverts à des prix spéciaux. Tout comme les prix de détail varient, les prix de gros fluctuent également et bien que les grandes chaînes de magasins semblent avoir les prix les plus bas, les petits magasins offrent des prix compétitifs chaque fois qu’ils le peuvent. Si on leur donne une liste de fournitures sur laquelle enchérir, ils donneront les quantités qui entraîneraient une réduction des coûts, et ils peuvent également faire des suggestions sur les meilleures fournitures à prix réduit pour une utilisation commerciale particulière.
Pour ceux qui partagent des bureaux avec d’autres entreprises, envisagez de former une coopérative ou un groupe d’achat. Presque tout est moins cher acheté en vrac. Le papier pour copieur et imprimante est idéal pour ce type de groupe d’acheteurs, car les prix du papier fluctuent tout au long de l’année. Le responsable des installations d’un immeuble est la personne à qui parler. Si un bâtiment dispose d’un espace de stockage supplémentaire, l’équipe de gestion des installations peut organiser des achats groupés lorsque les prix baissent, afin que tout le monde dans le bâtiment en profite.
Vérifiez toujours le prix des cartouches, de l’encre et des articles spéciaux requis lors de l’achat d’un nouvel équipement. Certaines machines utilisent des produits génériques qui peuvent être trouvés comme fournitures de bureau à prix réduits, et certaines nécessitent des pièces uniques qui ne peuvent être commandées qu’auprès du fabricant. Cela peut avoir un impact énorme sur un budget de fournitures, et la grande quantité d’équipement peut rapidement commencer à épuiser le budget de fournitures de bureau. Les cartouches d’imprimante sont un article souvent moins cher acheté en ligne. Les entreprises spécialisées dans l’encre et le toner offrent généralement le meilleur prix dans ce domaine des fournitures de bureau à prix réduits. Assurez-vous simplement d’ajouter les frais d’expédition lorsque vous comparez les coûts.
Enfin, ne jetez pas ou ne poussez pas au fond du placard les articles dont vous n’avez plus besoin. Collez-les sur une liste accessible aux autres entreprises de la région et échangez les fournitures plutôt que de les jeter. De nombreux bureaux se retrouvent avec des articles excédentaires achetés en multiples pour des projets ponctuels. Recyclez-les en les partageant. L’environnement sera reconnaissant, tout comme le moniteur du budget d’approvisionnement.