Les frais de déplacement sont tous les types de coûts associés aux déplacements vers et depuis les sites dans le cadre d’activités liées au travail. Les dépenses de ce type sont généralement soumises sur un compte de dépenses à un employeur, qui rembourse ensuite l’employé pour tous les débours autorisés. Selon les lois fiscales en vigueur qui s’appliquent dans la juridiction où se trouvent l’employé et l’entreprise, les frais de déplacement peuvent ou non être autorisés en tant que déductions fiscales.
Dans de nombreuses régions, les frais de déplacement sont considérés comme un sous-ensemble des frais de déplacement professionnel. Bien que les frais de déplacement puissent inclure des frais tels que les divertissements pour les clients, les billets d’avion, la nourriture et l’hébergement pendant un voyage d’affaires, cette forme particulière de coût se concentre uniquement sur les frais de transport réels liés aux déplacements en cours vers et depuis le lieu d’affaires. Par exemple, un employeur peut choisir de payer les coûts associés à un employé vivant à l’extérieur de la ville pour se rendre au travail et en revenir chaque jour, si cela fait partie des avantages sociaux de l’employé. En règle générale, cela prend la forme de payer à l’employé un taux fixe par mile ou kilomètre parcouru. Comme pour tous les frais de déplacement, le salarié fournira une note de frais reprenant le détail du déplacement, notamment le kilométrage parcouru et le montant total de la demande de frais pour la période couverte.
Le fait que les frais de déplacement soient ou non déductibles des impôts varie d’une région à l’autre. Dans certains pays et même dans différentes juridictions au sein des pays, les employés doivent déclarer tout remboursement des employés en tant que revenu sur les déclarations de revenus. Lorsque tel est le cas, les frais de transport légitimes qui ne sont pas remboursés peuvent également être utilisés comme déduction. Les lois fiscales d’autres juridictions n’exigent pas la déclaration du remboursement en tant que revenu et ne considèrent pas que le solde des coûts qui ne sont pas remboursés soit compté comme une déduction, mais classé comme dépenses personnelles. Des exceptions sont parfois faites, notamment si le salarié a pour lieu de travail principal son domicile mais est amené à se déplacer occasionnellement sur le site d’un employeur.
Les propriétaires d’entreprise peuvent également consigner les frais de déplacement lorsqu’ils effectuent un voyage au nom d’une entreprise. En règle générale, un formulaire doit être utilisé pour documenter les dépenses avant tout type de remboursement, et l’activité est enregistrée dans les livres comptables de l’entreprise en utilisant les principes comptables généralement reconnus. Comme pour les employés, il existe une certaine divergence quant à savoir si les coûts peuvent être déduits et si les remboursements doivent être comptés comme un revenu. Afin de déterminer correctement si des impôts sont dus ou si les frais de transport impayés peuvent être légitimement utilisés comme déductions fiscales, il est important de consulter un fiscaliste avant de déposer des déclarations de revenus annuelles.