En général, les frais de transport sont tout type de dépenses professionnelles générées en raison de déplacements à des fins professionnelles. Ceux-ci peuvent faire partie d’une routine de travail régulière, comme quelqu’un qui voyage souvent dans le cadre de son travail, ou faire partie de la recherche d’un emploi, comme se rendre à des entretiens d’embauche et déménager pour commencer une nouvelle carrière. Les frais de transport peuvent être très variés et peuvent potentiellement inclure à peu près n’importe quel type de voyage ; ces dépenses peuvent consister simplement à conduire pour rencontrer un client potentiel, à prendre l’avion pour superviser le développement d’une nouvelle usine dans un autre pays ou à prendre un ferry vers une île pour une retraite d’entreprise.
L’un des aspects les plus importants des frais de transport pour de nombreuses personnes est qu’ils peuvent souvent être facturés à une entreprise ou remboursés par une entreprise. Cela signifie qu’une personne envoyée par son employeur pour se rendre dans une nouvelle usine peut souvent se faire rembourser ou payer par l’entreprise ses frais de carburant. Bien que cela puisse être quelque peu insignifiant pour les courts trajets, ce type de remboursement est particulièrement important lorsqu’il s’agit de vols internationaux et d’autres voyages coûteux. Parfois, des dépenses qui ne sont pas directement liées au voyage, mais liées au processus, peuvent également être facturées comme frais de transport vers une entreprise.
Par exemple, si quelqu’un doit conduire huit heures pour inspecter une nouvelle usine, passer la nuit dans un hôtel, puis repartir le lendemain, plusieurs frais de transport potentiels peuvent être impliqués. La personne se verrait probablement rembourser les frais de carburant, ce qui peut inclure la présentation de reçus pour le carburant ou simplement un paiement à un taux de kilométrage standard qui devrait couvrir le coût du carburant. Il pourra également demander le remboursement des frais de restauration, puisque le voyage est un voyage d’affaires, et pourra être remboursé jusqu’à un montant maximum afin de compenser son temps.
Le séjour à l’hôtel sera également généralement couvert en tant que frais de transport, bien que d’autres frais à l’hôtel puissent ne pas être couverts. Par exemple, s’il a commandé un film ou pris de la nourriture ou des boissons dans un bar moyennant des frais supplémentaires, ces frais supplémentaires peuvent devoir être payés par la personne et non remboursés par l’entreprise. Pour les voyages plus longs, une personne peut recevoir un «per diem» qui consiste en une petite somme d’argent à dépenser chaque jour ou pour la durée du voyage.
Bien qu’ils ne soient pas toujours remboursés par une entreprise, si un employé potentiel est très recherché par une entreprise, les frais de transport encourus lors de l’entretien et du processus d’embauche peuvent être remboursés. Cela peut même inclure les frais de déménagement de la personne si une relocalisation géographique est nécessaire pour l’emploi. Pour certaines entreprises, bon nombre de ces types de dépenses professionnelles peuvent également être éligibles à des déductions fiscales, bien que cela dépende de nombreux facteurs différents.