Aussi appelés jours de paiement, les jours de paiement constituent le délai moyen qui s’écoule entre le moment où une entreprise reçoit une facture d’un fournisseur et le moment où le paiement de la facture est préparé et envoyé. Dans la plupart des cas, le calcul des jours de paiement n’est pas estimé, mais calculé à l’aide d’une formule spécifique. De nombreuses entreprises évaluent périodiquement la durée des jours de paiement au cours du dernier trimestre pour s’assurer qu’elles paient les factures en temps voulu.
La formule de base pour calculer les jours de paiement consiste généralement à multiplier le solde des comptes fournisseurs par 360. Ce résultat est ensuite divisé par un deuxième chiffre, qui est déterminé en multipliant par douze le nombre total d’écritures dans les comptes fournisseurs. Lorsqu’il est calculé correctement, le chiffre résultant de ce calcul peut indiquer à une entreprise si les factures sont saisies ou non et autorisées à vieillir dans un délai acceptable avant que la remise ne soit envoyée aux créanciers.
L’un des principaux avantages du maintien d’une fourchette équitable de jours de paiement est que l’entreprise a tendance à maximiser l’utilisation de ses ressources tout en évitant l’accumulation de frais de retard et de pénalités par les créanciers. En chronométrant stratégiquement le paiement de chaque facture, il est possible de permettre à l’argent de rester dans des comptes portant intérêt aussi longtemps que possible avant que le décaissement ne soit effectué. Si le calcul est correct, il est toujours possible de couper et d’envoyer le paiement à temps pour éviter tout type de frais de retard sur le compte du vendeur. Ainsi, l’entreprise parvient à tirer le meilleur parti des revenus qu’elle génère, tout en restant en bonne grâce avec chacun de ses fournisseurs.
De nombreuses entreprises utilisent des calculs de jours de paiement lorsqu’il s’agit de mettre en place les processus hebdomadaires pour la fonction de ses fournisseurs. Selon les termes de l’accord qui régissent chaque compte fournisseur, une entreprise tentera normalement d’obtenir autre chose que les trente jours nets standard pour le paiement de chaque facture. Il n’est pas rare que les contrats entre fournisseurs et clients incluent des conditions qui permettent au client de payer le montant total dans un délai de quarante-cinq ou même soixante jours à compter de la date de facturation sans encourir aucun type de frais financiers ou de frais de retard. Cela est particulièrement vrai lorsque le contrat implique un engagement de la part du client de nommer le fournisseur comme fournisseur de choix, et s’engage également à acheter un volume plus élevé de biens ou de services auprès du fournisseur pendant la durée du contrat.
Les jours de paiement ne sont jamais un chiffre arbitraire fixé par une entreprise. Tous les facteurs pertinents sont pris en considération, ce qui permet d’identifier la fenêtre de temps idéale entre la réception d’une facture et l’émission du paiement. Étant donné que les circonstances changent, les entreprises auront tendance à réévaluer les jours de paiement à mesure que le nombre et le type d’écritures sur les comptes créditeurs changent considérablement, et à ajuster les jours de paiement en conséquence.