Les livres de compte sont des registres des transactions financières d’un particulier ou d’une entreprise. Presque toutes les entreprises conservent ces types de documents, qui tirent leur nom d’un type de livre réel, qui, dans le passé, était le plus couramment utilisé à cette fin. Aujourd’hui, ces livres peuvent ou non être des livres réels et sont de plus en plus conservés sous forme de documents électroniques. Ils contiennent souvent des registres des paiements, des dépenses et des comptes créditeurs et débiteurs. Un chéquier typique a un bloc pour enregistrer les dépôts et les chèques émis et est un type simple de livre de compte.
Avant l’ère numérique, tous les livres de comptes étaient de véritables livres physiques, avec des pages configurées pour la tenue de registres. Ces types de livres sont encore disponibles aujourd’hui. Les pages sont souvent disposées en grilles, ce qui permet de calculer facilement les chiffres en groupes. Selon l’entité utilisant un livre de compte particulier, la grille de lignes et de colonnes peut être organisée de plusieurs façons. Les livres de comptes sont reliés d’une manière spéciale de sorte que lorsqu’ils sont ouverts, les pages restent à plat pour faciliter l’écriture, contrairement à de nombreux autres types de livres.
La plupart des livres de comptes physiques sont tenus avec toutes les informations saisies à la main, et la profession de comptable est, par définition, une personne chargée de s’assurer que les livres de comptes et les informations qu’ils contiennent sont exacts et à jour. Auparavant, les comptables avaient besoin de solides compétences en mathématiques et une écriture soignée était indispensable. Ces compétences peuvent encore être utiles pour tenir des registres physiques, mais l’ensemble particulier de compétences requises pour un comptable a radicalement changé au cours des 50 dernières années. Aujourd’hui, de nombreux postes en comptabilité nécessitent de solides compétences en informatique.
Les livres de comptes modernes sont plus souvent conservés sous forme de documents électroniques que sous forme de documents physiques. Les ordinateurs ont révolutionné la comptabilité et, en fait, les premiers tableurs ont été conçus pour imiter la forme et la fonction des livres de comptes à l’ancienne. Ces programmes exécutent de nombreuses fonctions telles que le total des colonnes de chiffres et le suivi automatique des soldes des comptes. Ces types de logiciels ne font pas d’erreurs mathématiques et sont beaucoup plus rapides à effectuer certaines tâches que n’importe quel humain ne pourrait jamais l’être. La tenue de comptes électroniques présente cependant des inconvénients, car les réseaux informatiques peuvent être piratés, parfois tomber en panne ou avoir d’autres problèmes techniques et nécessitent souvent une formation spéciale pour le comptable.
Les informations conservées dans les livres de comptes varient selon les besoins du propriétaire. Généralement, toutes les transactions financières sont enregistrées, y compris tous les revenus et toutes les dépenses. Beaucoup de ces livres ont des endroits où des notes sur ces transactions peuvent être faites, afin d’enregistrer le nom de l’autre partie impliquée et la nature de la transaction, comme le paiement de services ou une dépense pour quelque chose comme le paiement d’une facture de services publics.