Les gouvernements collectent généralement les fonds dont ils ont besoin pour remplir leurs différentes fonctions par le biais des impôts. Celles-ci peuvent prendre la forme d’impôts sur les achats, les services ou les revenus. Les gouvernements qui imposent le revenu de leurs citoyens prennent généralement une partie de chaque chèque de paie dans ce qu’on appelle parfois une retenue salariale fédérale.
Les pays qui utilisent un impôt sur le revenu ont des lois différentes dictant le montant que chaque citoyen doit payer. En prélevant une retenue salariale fédérale sur chaque chèque de paie, le montant total que le citoyen est tenu de payer est étalé sur une année. Il incombe généralement à l’employeur de déduire le montant approprié de la paie de chaque travailleur, et le montant exact retenu est généralement basé sur une estimation de ce que l’employé gagnera au cours de l’année. Ce montant est calculé de manière à ce que l’employé paie exactement les impôts qu’il doit, sur le revenu estimé, d’ici la fin de l’année. Si le travailleur gagne plus au cours d’un mois qu’au cours d’un autre, son revenu total estimé augmente, mais si cette personne gagne moins au cours d’un mois que les mois précédents, le revenu total estimé est réduit.
Dans de nombreux pays qui imposent le revenu des citoyens, certains travailleurs – tels que les entrepreneurs indépendants – sont payés d’une manière qui ne déduit pas automatiquement les impôts. Plutôt que d’avoir des retenues salariales fédérales sur chaque chèque de paie, ces travailleurs sont généralement chargés de suivre combien d’argent ils doivent au gouvernement. Ce montant doit généralement être payé en totalité avant une certaine date, qui varie d’un pays à l’autre. Certains pays exigent également que ces citoyens paient des impôts directement au gouvernement sur leur revenu annuel estimé tout au long de l’année, à l’instar des retenues salariales fédérales.
À la fin de l’année, les citoyens qui vivent dans des pays où l’impôt sur le revenu connaît son revenu annuel exact. Les contribuables calculent alors généralement, parfois avec l’aide d’un comptable, combien la loi dit qu’ils doivent au gouvernement. Selon la législation fiscale du pays concerné et les activités financières du contribuable cette année-là, le montant qu’il doit peut ne pas être le même que le montant perçu par le biais des retenues salariales fédérales. Si le montant est inférieur aux retenues salariales fédérales perçues, le contribuable a généralement droit à un remboursement de la différence. Si le montant est supérieur aux retenues salariales fédérales versées, la personne doit payer la différence.
Les travailleurs qui paient des impôts sur le revenu tiennent généralement des registres détaillés de leurs activités financières au cours d’une année. Les lois fiscales de certains pays permettent aux contribuables de déduire certaines dépenses du montant total des impôts qu’ils doivent. Les contribuables qui prélèvent ces déductions sur leurs impôts sur le revenu doivent cependant avoir la preuve de ces dépenses si le gouvernement les demande. Les citoyens qui ne peuvent pas fournir de tels documents s’exposent à des amendes ou même à des peines de prison.