La gestion des tâches et des projets sont deux approches de l’organisation des activités pour garder le personnel sur la bonne voie et concentré, mais l’une se concentre sur des projets globaux, tandis que l’autre implique des tâches individuelles. Selon l’envergure du projet ou de la tâche, un coordonnateur peut être désigné pour superviser les opérations et le personnel. Les gestionnaires peuvent utiliser des logiciels et une variété d’autres outils pour la planification de la gestion des tâches et des projets, ainsi que l’analyse après coup pour identifier les problèmes qui se sont posés et développer des protocoles pour prévenir des problèmes similaires à l’avenir.
En gestion de projet, le personnel gère un projet global du début à la fin. Cela comprend les premières phases de conception et d’appel d’offres, le développement, la création active, la finition et la livraison au client. Cela peut prendre des mois, voire des années dans le cas de projets tels que des ponts ou des chemins de fer. La gestion de projet établit des directives, des objectifs et des délais clairs avec lesquels travailler tout au long du projet.
La gestion des tâches implique le contrôle d’une tâche individuelle, souvent un sous-ensemble d’un projet. Dans le cadre d’un projet de pont, par exemple, l’une des tâches comprendrait l’élaboration de plans pour le pont, avec la contribution du personnel d’ingénierie et de conception. La gestion des tâches et du projet comprendrait la division du projet en un certain nombre de tâches plus petites, chacune avec ses propres échéanciers et objectifs, afin de maintenir l’ensemble du projet sur la bonne voie pour une réalisation réussie en temps opportun.
Une personne de soutien administratif peut être en charge de la gestion des tâches et des projets. Cette personne coordonne avec toutes les personnes impliquées, crée des échéanciers et des horaires, et surveille les activités pour s’assurer que tout le monde travaille sur les bonnes choses au bon moment. Souvent, un logiciel aide à ce processus. Le responsable peut affecter et réaffecter des activités, vérifier auprès du personnel la tâche ou le projet et tenir à jour des statistiques sur le temps nécessaire pour terminer divers aspects de la tâche ou du projet. Le logiciel peut être disponible pour les membres du personnel qui souhaitent vérifier les progrès et coordonner les horaires.
Après l’achèvement, la gestion des tâches et du projet peut inclure une évaluation post-mortem. Au cours de cette procédure, les personnes participant au projet peuvent discuter de tous les problèmes rencontrés et déterminer dans quelle mesure elles ont respecté les plans énoncés. Les déviations peuvent être explorées pour déterminer si elles auraient pu être évitées et pour développer de nouvelles politiques et protocoles à utiliser sur de futurs projets. L’amélioration de l’efficacité est un aspect important de la gestion des tâches et des projets, car les clients s’attendent à ce qu’ils soient terminés en temps opportun et veulent des explications lorsque cela ne se produit pas.