Les meilleures étapes à suivre dans une procédure de règlement des différends peuvent varier légèrement selon les situations, mais pour la plupart, elles commenceraient toujours par une documentation solide. Peu importe ce qui s’est réellement passé ou qui est en faute, avoir toutes les informations pertinentes par écrit rend l’ensemble du processus beaucoup plus fluide. Le premier contact pour signaler un problème doit également être effectué le plus rapidement possible. Il est également logique de rechercher un avocat dans toute procédure de règlement des différends pour protéger le demandeur contre toute poursuite en justice. À partir de là, une procédure de règlement des différends conduirait éventuellement à un accord écrit, à un arbitrage ou à un tribunal.
Lorsqu’un problème survient qui affecte une personne ou une entreprise, la partie fautive corrige souvent le problème immédiatement si elle est contactée sur un ton civil. Chaque fois que le temps passe, il est beaucoup plus difficile pour toutes les personnes impliquées de déterminer quelle serait la bonne chose à faire. De même, si un consommateur approche une autre partie de manière hostile et menace d’engager immédiatement une action en justice, cela a souvent l’effet inverse de ce qu’il attendait. Dans ces situations, l’autre partie est beaucoup moins susceptible d’admettre sa faute. Les consommateurs doivent toujours accorder aux entreprises et aux autres personnes le bénéfice du doute que le problème sera traité correctement.
Il y a cependant une limite à attendre que l’autre partie fasse ce qu’il faut. Si un consommateur estime que la procédure initiale de règlement des litiges dont il a été question n’est pas exécutée de manière appropriée, il serait dans son intérêt de commencer à documenter les détails. Une liste doit être composée de toutes les personnes impliquées dans le conflit, y compris les heures auxquelles les appels téléphoniques ont été passés et les détails promis. De cette façon, si l’autre entité ne termine pas la procédure de règlement des différends à la satisfaction de la personne, il y a une trace écrite à introduire devant le tribunal.
Une fois que les communications deviennent hostiles ou moins fréquentes, il est dans l’intérêt du demandeur de consulter immédiatement un avocat. Un avocat pourra vous conseiller sur les mesures à prendre pour accélérer la procédure de résolution des litiges. Par exemple, il peut y avoir des sources extérieures qui pourraient aider le consommateur à obtenir satisfaction sans engager de poursuites judiciaires. La seule façon de le déterminer est de parler avec un avocat.
Si la partie adverse refuse toujours d’adhérer à une procédure équitable de résolution des litiges, quelques autres options s’offrent au consommateur. Signaler l’entreprise à toutes les associations auxquelles elle appartient est un moyen d’attirer l’attention de l’entreprise, et d’autres situations peuvent bénéficier d’un appel aux médias locaux. Même si ces contacts ne corrigent pas la situation, cela crée une trace écrite encore plus importante lorsque l’affaire passe au niveau suivant.
L’arbitrage est une procédure de règlement des différends proposée par la plupart des tribunaux pour régler une affaire sans représentation légale. Ce processus est souvent la voie la plus simple lorsque deux citoyens sont impliqués, mais si les canaux de communication restent ouverts, le règlement extrajudiciaire des différends peut être la solution. Dans cette procédure, deux parties règlent l’affaire sans notifier le système judiciaire du litige. La médiation et le règlement des litiges en ligne sont deux autres voies disponibles pour régler un différend dans certains domaines ; ces deux procédures ont une intervention juridique limitée. Si chacune de ces méthodes échoue, le seul processus de règlement des différends restant serait le tribunal civil.