La conservation des e-mails est un processus qui implique la qualification et l’archivage des e-mails de manière à faciliter la recherche et la récupération de ces documents électroniques quand et selon les besoins. Bien que certaines entreprises ne considèrent pas le processus de conservation des e-mails comme important, il existe un certain nombre de raisons de conserver plus d’une copie de tout e-mail lié à l’entreprise. Celles-ci incluent la compilation d’historiques de transactions, la gestion de pièces jointes spécifiques à la date et à l’heure distribuées aux employés ou aux clients, et afin de se conformer aux réglementations gouvernementales qui s’appliquent à la conservation des documents commerciaux cruciaux pendant un nombre minimum d’années.
L’une des raisons les plus évidentes de s’engager dans la conservation des e-mails est la capacité de reconstituer une série d’événements liés à un employé ou à un client au moyen de toute correspondance électronique survenue. Cela permet d’évaluer les événements et de déterminer si quelque chose concernant le processus aurait pu être amélioré, ou même de vérifier qu’un certain document a bien été préparé et envoyé. Lorsque l’archive des e-mails peut être récupérée en quelques secondes, cela peut économiser beaucoup de temps et d’argent par rapport à la recherche de copies papier qui sont cachées dans un classeur ou une installation de stockage loin du bureau de l’entreprise.
Comme l’utilisation du courrier électronique pour fournir des documents commerciaux tels que des contrats ou des modifications de politique aux parties intéressées a augmenté, la nécessité de documenter quand et dans quel format ces documents ont été transmis est devenue de plus en plus importante. Cela est particulièrement vrai lorsque la preuve de ces activités doit être présentée devant un tribunal. En supposant que la stratégie de conservation des e-mails préserve les informations concernant une confirmation de réception ainsi que la preuve qu’un document donné a été envoyé à une date et à une heure précises, l’entreprise est mieux placée pour étayer ses affirmations sur ce qui s’est passé et ce qui ne s’est pas passé. .
La conservation des e-mails est également utile lorsqu’un employé doit récupérer des données obscures pour un client. La possibilité d’accéder à toute la correspondance électronique liée à ce client et de rechercher les données à l’aide d’un logiciel fiable peut permettre de trouver tout ce qui est nécessaire en une fraction du temps qu’il faut pour parcourir les copies papier des lettres. Cela signifie à son tour moins d’inconvénients pour le client et se traduit par une relation de travail plus positive avec ce client.
La conservation des e-mails est également logique en termes de conservation des enregistrements clés sans occuper beaucoup d’espace. En archivant les e-mails sur un type de périphérique de stockage de données, il est possible de mieux utiliser l’espace de bureau disponible. Alors que les petites entreprises trouveront cela particulièrement utile, même les grandes entreprises peuvent bénéficier de consacrer moins d’espace au stockage de documents importants. De plus, un bon programme de conservation des e-mails sauvegarde toujours le stockage principal avec une autre option. Par exemple, les e-mails peuvent être localisés en interne sur un serveur principal, mais également archivés sur une installation de stockage de données à distance. Lorsque tel est le cas, même un certain type de catastrophe sur le lieu de travail ne signifie pas la perte de documents précieux, car ils peuvent toujours être récupérés à partir de l’installation de stockage à distance.