La budgétisation des entreprises n’est pas très différente de la budgétisation que la plupart des ménages font pour organiser et optimiser leur trésorerie. L’objectif fondamental de la budgétisation d’entreprise, comme tous les budgets, est de mettre de côté une certaine somme d’argent pour faire face aux dépenses prévues. Bien qu’un budget global puisse avoir une vision à long terme, comme un plan annuel ou même un plan quinquennal, la plupart des budgets sont gérés sur une base mensuelle.
Certaines entreprises, selon leur taille et leurs revenus, peuvent embaucher des comptables et des aides-comptables pour élaborer et gérer leurs budgets. Les grandes entreprises ont souvent des départements complets consacrés au budget et à la gestion budgétaire. Les petites entreprises ont souvent des exigences budgétaires plus simples et font généralement appel à des cabinets comptables sur une base semi-régulière.
La planification d’un budget pour une entreprise est parfois un peu plus délicate que celle d’un individu ou d’une famille. Les particuliers ont souvent des revenus et des dépenses fixes ou prévisibles, tandis que la budgétisation des entreprises traite souvent des finances qui fluctuent. Le revenu d’entreprise provient généralement de la vente de biens ou de services, et les ventes sont souvent cycliques. Par exemple, les détaillants de jouets généreraient plus de 80 % de leurs ventes annuelles au cours des quelques semaines précédant les vacances d’hiver.
Certaines entreprises dont les ventes sont cycliques obtiennent souvent des prêts à court terme auprès des banques pour « faire flotter » leurs dépenses d’exploitation. Ces prêts nécessitent généralement des paiements mensuels, qui doivent être inclus dans leurs budgets de fonctionnement. Dans certains cas, ces prêts à court terme ne nécessitent pas de paiements mensuels, mais même ainsi, il est probablement judicieux d’intégrer un pourcentage du prêt dans un budget mensuel. De cette façon, les fonds seront déjà mis de côté pour le paiement lorsque les prêts arriveront à échéance.
La budgétisation des entreprises en ce qui concerne les dépenses par rapport aux flux de trésorerie est parfois liée à des ventes dont les bénéfices ne seront pas réalisés avant des mois, voire des années. Par exemple, une entreprise peut décrocher un contrat pour produire un grand nombre d’articles. De nombreux contrats de ce type sont commandés avec un pourcentage de paiement à l’avance, le solde devant suivre à la livraison. Dans ce type de situation, il faut souvent dépenser beaucoup d’argent avant de réaliser un revenu réel. Il s’agit d’un autre type de situation où un prêt à court terme peut figurer dans le budget.
Les complexités inhérentes à la budgétisation d’une entreprise nécessitent généralement de se pencher très longuement sur les ventes et les dépenses futures. La plupart des entreprises fondent les ventes et les dépenses prévues sur les performances de l’année précédente. Certaines entreprises, cependant, trouvent avantageux d’aborder leur budget avec un scénario du « pire cas possible ». Ce type de budgétisation consiste à utiliser le cycle le moins performant de l’entreprise comme base de budgétisation. Ce type de budgétisation peut être plus sûr, mais pourrait entraîner des opportunités manquées de croissance.