Un processus d’appel d’offres implique qu’un individu ou une entreprise demande aux fournisseurs de soumettre des prix pour un projet. Les exigences de l’offre, souvent appelées spécifications de l’offre, sont toutes les exigences que le fournisseur doit prendre en compte lors de la création de sa proposition. Cela peut inclure des spécifications telles que les matériaux, les délais, les qualifications de la main-d’œuvre, etc. Les exigences de l’offre doivent être clairement définies dans la demande de proposition et doivent être réitérées dans le contrat final tel que signé par les deux parties. Le terme peut également être utilisé pour désigner toutes les informations qui doivent apparaître dans le dossier de soumission du fournisseur, qui peuvent inclure une preuve de documents d’assurance, des coordonnées et des cotes de crédit.
Le but des exigences de soumission est de s’assurer que tous les prix reçus sont pour le même travail. Par exemple, si on demandait uniquement aux vendeurs de fixer le prix de la peinture d’un nouvel immeuble de bureaux, chaque vendeur pourrait supposer un nombre différent de pièces, choisir sa propre peinture, faire des hypothèses sur le nombre de couleurs à utiliser et fixer son propre calendrier. Cela pourrait entraîner des prix qui ne peuvent pas être correctement comparés et qui ne reflètent pas vraiment ce que veut le client.
Dans ce cas, les exigences de la soumission décriraient le délai dans lequel les travaux doivent être terminés, la superficie en pieds carrés à couvrir et le nombre de couleurs à utiliser. Les exigences pourraient en outre préciser si les travaux de finition doivent être inclus, quelle marque et quelle brillance de peinture doivent être utilisées, si les murs doivent être apprêtés ou non et le matériau à partir duquel les murs sont fabriqués. Cela permet à chaque entrepreneur potentiel de soumissionner sur les mêmes spécifications exactes afin que le prix reflète vraiment les besoins du client.
D’autres types de spécifications sont également souvent inclus dans les exigences de soumission. Par exemple, une entreprise peut exiger que tous les fournisseurs souscrivent une assurance responsabilité civile et une assurance contre les accidents du travail. Certaines entreprises, en particulier celles exploitées ou réglementées par une agence gouvernementale, peuvent exiger qu’une certaine partie de chaque offre soit exécutée par des entreprises appartenant à des minorités ou à des femmes, ou que les matériaux respectent certaines normes environnementales.
Les fournisseurs répondant à une demande d’offre doivent indiquer tout domaine dans lequel ils n’ont pas satisfait aux exigences de l’offre et peuvent fournir une offre qui répond aux exigences avec une autre option. Il est généralement sage d’expliquer pourquoi et d’indiquer ce que le vendeur a l’intention de faire à la place. Par exemple, une entreprise peut spécifier une marque particulière de peinture. Si, toutefois, un fournisseur a une remise avec une marque dont il peut être prouvé qu’elle est comparable, le fournisseur peut soumissionner le travail selon les spécifications d’origine et également fournir une deuxième offre qui montre les économies de coûts possibles en changeant de marque.