Les propositions sont un outil courant dans le monde des affaires. Souvent utilisé comme moyen d’enchérir sur un contrat ou de créer une relation à long terme avec un nouveau client, le processus de rédaction de propositions a fait l’objet d’une infinité de livres et de manuels traitant du processus de vente. Heureusement, il est possible de s’engager dans la rédaction d’une proposition avec succès en observant quelques directives simples.
Lorsque vous rédigez des propositions de quelque nature que ce soit, recherchez toujours les antécédents du client potentiel. Découvrez depuis combien de temps ils sont en affaires, combien d’emplacements ils exploitent, leur revenu annuel moyen et peut-être même quel type d’organismes de bienfaisance l’entreprise a tendance à soutenir, soit en tant qu’entité, soit par l’intermédiaire de leurs dirigeants. En vous ancrant dans la culture générale du client, il sera beaucoup plus facile d’adapter votre texte afin qu’il trouve un écho auprès de l’entreprise et augmentera vos chances d’être sélectionné comme fournisseur de choix.
Utilisez toujours toutes les informations recueillies directement auprès du client potentiel lors de la rédaction des propositions. Souvent, les entreprises qui recherchent activement un fournisseur émettent ce qu’on appelle une demande de proposition ou RFP. L’appel d’offres est un document inestimable pour tout fournisseur qui souhaite établir une relation de travail avec la société émettrice, dans la mesure où il comprend souvent des informations importantes sur le format, la disposition des informations et même le type d’informations qui doivent être incluses dans le corps de l’appel d’offres. La proposition.
Il est important de noter que le format réel de la DP variera d’une situation à l’autre. Certaines demandes de propositions sont courtes et laissent une grande latitude aux répondants en termes d’organisation et de contenu. Cependant, il est plus courant qu’une demande de propositions fournisse des instructions précises qui doivent être suivies à la lettre pour que la proposition soit sérieusement prise en considération. Souvent, la demande de propositions précisera le format de la proposition et peut aller jusqu’à fournir un modèle de proposition qui doit être utilisé.
Lors de la rédaction de propositions en réponse à une DP complète, il faut veiller à répondre de manière concise à toutes les questions incluses dans ce document. Même s’il n’y a pas de modèle inclus, c’est une bonne idée d’utiliser la DP elle-même comme une sorte de modèle et d’utiliser les questions comme en-têtes pour chaque section de la proposition finale. Ainsi, il sera beaucoup plus facile pour l’émetteur de la DP de retrouver rapidement chacune des réponses, puisqu’elles sont présentées dans le même ordre général que les demandes formulées dans le document introductif.
Il existe des situations dans lesquelles la DP est un document extrêmement informel, comme une demande d’une page qui ne comprend rien de plus qu’une liste de questions et des instructions sur le renvoi de la proposition. C’est là que l’utilisation des recherches que vous avez effectuées au début du processus fera toute la différence pour la proposition finale. En l’absence de directives spécifiques en main, vous voudrez rechercher des exemples de propositions qui, selon vous, s’intégreront bien à la culture d’entreprise du client, et élaborer ces idées de proposition afin qu’elles suivent les quelques conseils fournis dans l’appel d’offres informel. Assurez-vous que même si les questions sont générales et quelque peu vagues, vous trouvez des moyens de fournir des réponses directement liées au travail du client et à ce que votre entreprise propose pour l’aider à mener à bien ce travail.
Rappelez-vous toujours que la rédaction de propositions ne consiste pas à créer un format merveilleux que vous pensez être idéal. L’accent n’est pas mis sur ce que vous considérez comme une excellente proposition, mais sur ce que le client pensera être la réponse parfaite à sa demande. Cela signifie parfois sortir de votre zone de confort et vous mettre à la place du client assez longtemps pour voir le processus de son point de vue. Bien que cela puisse être un défi, gagner l’entreprise en vaut la peine.