Dans de nombreux cas, les emplois d’administrateur de la paie sont conçus pour traiter les chèques de paie des employés. Un certain nombre d’environnements de travail différents peuvent être disponibles pour de tels postes, y compris des installations de fabrication, des hôtels et des boutiques. Ces postes peuvent travailler individuellement ou faire partie d’un département plus large, comme la comptabilité ou les ressources humaines. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin de plus d’un administrateur de la paie et donc employer également des superviseurs de la paie, ou certaines peuvent opter pour les services d’un fournisseur régional de paie. Différentes qualifications sont susceptibles d’exister pour chaque poste, car les exigences de certification diffèrent souvent d’un pays à l’autre et de nombreuses plates-formes logicielles de paie existent.
Une description de poste d’administrateur de la paie peut exiger des candidats qu’ils tiennent des registres liés à la paie et déposent des déclarations fiscales. Les responsabilités relatives à la paie peuvent inclure le traitement des retenues volontaires et involontaires, y compris les prélèvements et les saisies-arrêts. Ce poste est en outre susceptible de préparer des transactions et des documents comptables, de mettre en œuvre et de mettre à jour les procédures de paie et de se tenir au courant des lois locales et nationales concernant les pratiques d’emploi et les taxes.
Les employés d’une usine de fabrication utilisent souvent une horloge pour enregistrer les heures d’arrivée et de départ. Les tâches de l’administrateur de la paie dans le cadre de cette capacité peuvent donc inclure la gestion de l’horloge et la tenue des registres de production et des feuilles de temps. Ce rôle peut également aider les employés à atteindre les objectifs d’heures de production ou à mettre en œuvre les règles de l’entreprise concernant les heures supplémentaires et les pauses quotidiennes.
Les hôtels, les petits dépanneurs ou les épiceries et les boutiques peuvent combiner plusieurs fonctions comptables en un seul poste. De cette manière, le travail d’administrateur de la paie est susceptible de gérer la paie des employés et également de vérifier les dépôts bancaires quotidiens, de vérifier les caisses enregistreuses et de rapprocher les relevés bancaires mensuels. Ce poste peut travailler en étroite collaboration avec le contrôleur de l’entreprise pour s’assurer que toutes les tâches comptables sont traitées de manière appropriée.
Un autre département avec lequel les emplois d’administrateur de la paie peuvent être combinés est celui des ressources humaines. L’administrateur peut ainsi s’assurer que la paie est gérée conformément à d’autres fonctions. Les responsabilités peuvent inclure la création de descriptions de poste pour les postes d’une entreprise, l’élaboration d’un plan de recrutement pour chaque poste et la réalisation d’entretiens initiaux pour les candidats potentiels. Ce poste peut également participer aux évaluations annuelles du personnel, gérer le programme 401(k) de l’entreprise et administrer les avantages sociaux des employés.
Les grandes entreprises comptant des milliers d’employés peuvent avoir besoin d’un service de paie. Des emplois d’administrateur de la paie de superviseur peuvent être disponibles dans de tels environnements pour déléguer des tâches et assurer le traitement de la paie en temps opportun. À ce titre, cette personne développe et gère probablement toutes les fonctions pertinentes aux objectifs de traitement de la paie de l’organisation. Il ou elle peut tenir des registres d’audit et surveiller les réglementations des agences gouvernementales locales ou nationales. Ce poste consacre également du temps à la stratégie et à la planification de la paie tout en supervisant une équipe de gestion de la paie et ses membres respectifs.
Des emplois d’administrateur de la paie peuvent exister avec des fournisseurs de paie régionaux qui gèrent plusieurs comptes clients. Ces entreprises exécutent souvent des fonctions de paie pour les sociétés afin d’atténuer les problèmes de paperasserie, de réduire les frais généraux et de fournir des rapports de gestion. En plus du traitement et de l’impression des chèques, les fournisseurs de paie émettent souvent des déclarations de revenus des employés, des résumés de département et des notifications de dettes fiscales. Les responsabilités de l’administrateur de la paie peuvent donc inclure la vente de services aux clients, la gestion de plusieurs paies à partir d’un emplacement satellite et la réponse aux questions. Ces personnes sont également susceptibles d’agir en tant que représentants du service client, où elles collectent des données et résolvent les problèmes.
On peut s’attendre à des exigences différentes en matière d’administration de la paie selon la région de résidence et l’employeur. La connaissance d’un logiciel spécifique à la paie peut être utile, en plus des compétences de saisie de données de haute précision et de la capacité de gérer des informations sensibles. La certification a tendance à être une qualification principale pour de nombreux emplois d’administrateur de la paie. Par exemple, l’Administration canadienne de la paie offre une certification pour le praticien de la conformité de la paie et le gestionnaire de la paie certifié. Les résidents du Royaume-Uni peuvent obtenir le certificat d’administrateur certifié de la paie, et ceux des États-Unis peuvent obtenir le titre de professionnel certifié de la paie ou la certification fondamentale de la paie.