Les commis aux dossiers sont essentiels pour s’assurer que les registres, les comptes et les reçus d’une organisation sont exacts et tenus à jour. Étant donné que les organisations de tous types dépendent d’une gestion minutieuse des dossiers, il existe des emplois de commis aux fichiers disponibles dans un certain nombre de paramètres différents. Les commis aux dossiers qualifiés peuvent travailler dans des sociétés privées, des cabinets médicaux, des hôpitaux et des agences gouvernementales.
Dans le secteur privé, les emplois de commis aux dossiers se retrouvent dans tous les types de sociétés et d’institutions. Les commis dans les grands immeubles de bureaux peuvent être chargés de trier le courrier et de récupérer des informations pour d’autres employés. Les emplois de commis au classement dans les petites entreprises, en particulier celles du secteur des services, impliquent généralement de suivre les informations sur les clients, les relevés de facturation et les reçus. De nombreux bureaux modernes utilisent des systèmes informatiques pour suivre les dossiers et les informations. Par conséquent, il est important que les commis aux dossiers connaissent les différents types d’applications de saisie de données, de tableurs et de traitement de texte.
Dans les cabinets médicaux, les hôpitaux, les centres de traitement et les maisons de retraite, les commis aux dossiers médicaux gèrent les informations vitales sur les patients. Un commis peut être tenu de transcrire des informations sur l’état, le diagnostic et les antécédents médicaux d’un patient dans des formulaires électroniques. Il garde une trace des informations de facturation et peut aider un patient à établir un plan de paiement. De nombreux emplois de commis aux dossiers médicaux sont étroitement liés à la facturation et au codage médicaux, une spécialité dans laquelle les professionnels codent les diagnostics et communiquent avec les compagnies d’assurance pour s’assurer que les polices sont exactes et que les paiements sont effectués.
De nombreux organismes gouvernementaux emploient des commis aux dossiers pour gérer et mettre à jour les dossiers publics. Les greffiers qui travaillent pour les services de santé de l’État, par exemple, sont chargés de tenir des registres précis des naissances, des décès, des mariages et des divorces. Ils peuvent être amenés à récupérer des documents importants pour les personnes et à apporter des modifications aux informations si nécessaire. Les commis des départements des véhicules à moteur aident à s’assurer que les informations importantes sur les permis de conduire, l’immatriculation, l’assurance et les dossiers de conduite sont exactes et à jour. Les emplois de commis aux dossiers dans les bureaux de comté impliquent la documentation minutieuse des statistiques de l’état civil, des registres de propriété, des résultats des élections et d’autres informations juridiques importantes.
Pour trouver du travail en tant que commis au dossier, une personne doit généralement détenir au moins un diplôme d’études secondaires ou GED. Les postes avancés dans les agences gouvernementales sont souvent occupés par des employés ayant une certaine expérience universitaire ou un baccalauréat en gestion des affaires, en finance ou en comptabilité. Alors que les entreprises, les cabinets médicaux et les gouvernements s’appuient davantage sur les systèmes informatiques, il existe une forte demande pour des commis capables de transcrire avec précision les informations des dossiers physiques en copies électroniques.