Les assistants de direction effectuent une très grande variété de tâches dans un grand nombre de domaines tels que les affaires, le droit et l’éducation. Les responsabilités de base d’un assistant de direction diffèrent en fonction du type d’organisation pour laquelle il travaille. Il existe cependant des tâches fondamentales que les assistants de direction doivent accomplir, quelle que soit l’organisation ou l’entreprise qui les emploie. En plus des tâches de bureau de base, il ou elle doit souvent représenter l’entreprise ou l’organisation, prendre des décisions importantes et former le personnel de bureau de niveau inférieur.
Il existe de grandes différences entre les emplois d’assistante de direction et ceux de secrétaires ou d’adjoints administratifs. Les adjoints de direction prennent souvent des décisions importantes concernant la planification du temps du cadre ou du gestionnaire qu’ils représentent. Ils peuvent parfois représenter leur patron lors de réunions ou prendre des décisions concernant leur organisation. Ce ne sont pas des tâches que les adjoints administratifs ou les secrétaires effectueraient régulièrement. Les emplois d’assistant de direction exigent également un haut niveau de compétence dans les affaires ou dans d’autres domaines spécifiques liés à leurs responsabilités.
Les emplois d’assistant de direction peuvent prendre différentes formes et nécessiter diverses responsabilités. Un assistant de direction qui travaille pour une organisation à but non lucratif peut organiser et préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. L’adjoint exécutif peut travailler avec des clients, rendre compte de l’argent et filtrer les appels téléphoniques du directeur. Il ou elle peut également créer, imprimer et distribuer des informations pour promouvoir l’organisation à but non lucratif.
Un assistant de direction travaillant pour une entreprise peut relever d’un seul cadre, tel qu’un directeur de district pour une chaîne de pharmacies, ou peut relever de plusieurs cadres. À ce titre, un adjoint exécutif pourrait être tenu de contacter des clients potentiels et d’organiser des réunions avec eux. L’assistant peut également avoir à traiter les notes de frais, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels et organiser les horaires. En l’absence du patron, un adjoint de direction pourrait être appelé à prendre des décisions importantes.
Un autre cadre dans lequel un adjoint exécutif pourrait travailler serait dans un bureau administratif du système scolaire. Là, il pourrait, par exemple, travailler exclusivement avec un surintendant ou pour tout un service. L’adjoint exécutif dans un environnement éducatif peut planifier des réunions et gérer ou rendre compte du budget. De plus, il ou elle pourrait programmer des entretiens, planifier des réunions et élaborer des horaires du système scolaire. Dans n’importe lequel de ces postes, il est essentiel que l’adjoint exécutif ait d’excellentes compétences relationnelles et organisationnelles.
Il existe différents degrés d’expérience et d’éducation requis pour les emplois d’assistant de direction. Certains postes peuvent ne nécessiter aucune formation formelle au-delà d’un diplôme d’études secondaires. D’autres peuvent exiger un diplôme universitaire de deux ou quatre ans. Les gens peuvent également obtenir des emplois d’assistant de direction en gravissant les échelons à partir d’un poste de bureau ou de secrétariat de niveau inférieur.