Dans la plupart des pays, les écrans d’identification de l’appelant affichent uniquement le numéro de téléphone ou un nom et un numéro de téléphone. Un service téléphonique qui fournit l’identification de l’appelant avec juste un numéro de téléphone est appelé format de message de données unique (SDMF). Ceux qui affichent à la fois un nom et un numéro avec l’appel téléphonique fournissent ce qu’on appelle le format de message de données multiple (MDMF). Bien que les moyens techniques par lesquels une compagnie de téléphone envoie des informations aux écrans d’identification de l’appelant puissent varier selon les pays, ils sont généralement fournis dans l’un des deux formats.
Le format de message de données unique et le format de message multiple fournissent aux abonnés du téléphone la date et l’heure de chaque appel. Certaines compagnies de téléphone peuvent fournir à leurs clients des écrans d’identification de l’appelant et l’équipement est considéré comme appartenant à la compagnie de téléphone. Ce type d’équipement est généralement autonome et se branche sur un poste téléphonique existant avec un cordon téléphonique RJ11 standard. De nombreux téléphones numériques vendus dans les pays industrialisés sont équipés d’écrans intégrés, éliminant ainsi le besoin de louer de l’équipement auprès de la compagnie de téléphone.
L’identification de l’appelant est affichée au format numérique et transmise sous forme de données sur les lignes téléphoniques existantes. Dans des pays comme les États-Unis, ces informations sont envoyées une fois que la ligne a reconnu la première sonnerie de l’appel. Avec SDMF, le destinataire voit le numéro de téléphone d’où provient l’appel. Le destinataire peut choisir de rejeter ou de prendre l’appel selon qu’il reconnaît ou non le numéro de téléphone.
Lorsque le destinataire est absent de son téléphone pendant une période prolongée, les affichages d’identification de l’appelant continueront de capturer et de stocker les numéros de téléphone. Un destinataire peut faire défiler les informations stockées et les supprimer de la mémoire de l’écran si nécessaire. La fonction de date et d’heure des écrans permet au téléspectateur de déterminer si l’appel était récent ou passé plusieurs jours auparavant.
Le format de message de données multiples est l’un des types d’affichages d’identification de l’appelant qui inclut le nom enregistré sur le numéro de téléphone de l’expéditeur de l’appel. Ce nom peut être professionnel ou personnel. Avec MDMF, certains noms ne s’affichent pas dans leur intégralité. De même, si le numéro de téléphone a été précédemment réattribué à un nouvel abonné, l’identification de l’appelant peut afficher temporairement le nom de l’ancien abonné.
Les abonnés au téléphone utilisent souvent la partie nom de MDMF pour déterminer s’ils veulent prendre un appel ; il s’agit d’une forme de ce qu’on appelle le “filtrage des appels”. S’il s’agit d’un nom qui n’est pas familier ou d’un appel de quelqu’un à qui l’abonné ne veut pas parler, il peut laisser un service de messagerie vocale ou un répondeur répondre à l’appel. L’identification de l’appelant a été introduite comme un moyen populaire d’éviter ou de filtrer les appels indésirables, en particulier des organisations de télémarketing.