Les différents types de communication commerciale écrite comprennent les documents de marketing et de vente, les documents de gestion stratégique et la documentation liée aux problèmes de conformité. Le matériel de recrutement écrit serait un autre type de communication commerciale écrite. L’élaboration de protocoles de formation implique encore une autre forme de ce type de matériel écrit.
Les efforts de marketing d’une entreprise impliquent généralement la production d’une variété de supports publicitaires et marketing. Ceux-ci comprennent généralement des descriptions écrites de produits ou de services. Les descriptions de produits et les ébauches de matériel de marketing peuvent être distribuées aux décideurs d’une entreprise avant le lancement d’un produit. Une fois que la direction a approuvé les supports marketing proposés, la communication écrite peut être complétée et améliorée par des éléments de conception graphique avant d’être distribuée au public.
Les stratégies de gestion peuvent être élaborées, examinées ou révisées sous la forme de communications commerciales écrites. Cela peut inclure la rédaction d’un plan d’affaires, le détail des initiatives stratégiques ou la distribution de notes de service internes au personnel. Ces documents produits en interne peuvent servir de dossier d’entreprise du processus impliqué dans la mise en œuvre d’un plan d’action particulier.
La conformité est une autre raison pour laquelle les entreprises produisent des communications commerciales écrites. Par exemple, si une nouvelle loi est adoptée obligeant une entreprise commerciale à augmenter la quantité d’informations nécessaires pour signaler les accidents du travail, une entreprise peut par la suite développer un processus de documentation plus étendu pour enregistrer les données requises par la nouvelle législation. Si une poursuite est intentée par la suite contre une entreprise, la communication commerciale écrite interne peut être révisée ou de nouveaux documents écrits peuvent être élaborés pour garantir le respect de la loi. Il ne s’agit peut-être pas d’informations publiques, mais elles seraient probablement utilisées pour des opérations internes.
Les problèmes de recrutement et de dotation en personnel sont une raison majeure pour laquelle des informations commerciales écrites sont nécessaires, car des descriptions de poste précises sont généralement jugées essentielles pour évaluer efficacement la productivité des employés. Souvent, les entreprises documentent les problèmes de performance du personnel dans des documents, partageant ces informations en interne pour diverses raisons. Les raisons de produire ce type de documentation peuvent inclure la nécessité de saisir avec précision le rendement du personnel ou de déterminer des taux de rémunération concurrentiels. Parfois, ce type de communication commerciale écrite est utilisé à des fins défensives, par exemple lorsqu’un employé mécontent intente une action en justice alléguant des politiques ou des pratiques déloyales ou illégales sur le lieu de travail.
Le matériel de formation est une autre forme de communication d’entreprise interne. Dans les postes hautement techniques, une entreprise peut créer un manuel d’instructions complet de la longueur d’un livre pour certaines tâches et procédures. Lorsque de nouvelles technologies sont adoptées, les entreprises élaborent et distribuent souvent des guides d’utilisation au sein de l’entreprise pour les employés.
Les relations publiques sont une autre impulsion pour le développement de la communication d’entreprise écrite. Les communiqués de presse produits en interne et diffusés au public permettent à une entreprise de contrôler le message sur ce que fait l’entreprise. Cela contraste avec les développements de l’actualité générés par les membres des médias, qui, lorsqu’ils sont diffusés, peuvent avoir un impact négatif sur la réputation d’une entreprise.