Il peut y avoir autant de compétences de chef de projet différentes qu’il y a de chefs de projet, ou du moins de théoriciens du chef de projet. De nombreux instructeurs de cours de gestion de projet couvriront trois thèmes principaux : la capacité à gérer le temps, les ressources et les dépenses. Les trois domaines ne sont pas indépendants les uns des autres mais sont utiles pour discerner les compétences appropriées requises pour réussir en tant que chef de projet (PM).
La gestion du temps est la prise en compte des horaires et des délais et l’évitement des retards. L’élaboration d’une description de travail détaillée est une compétence clé du chef de projet dans la gestion du temps. Ceci est souvent présenté comme un énoncé de travail (SOW), comprenant une portée qui limite le projet et définit une fin, et une structure de répartition du travail (WBS), qui décrit le projet en tâches récapitulatives, tâches, sous-tâches et détails de tâche ou en autant de niveaux que nécessaire. Une représentation graphique du WBS en fonction du temps est généralement établie sous la forme d’un diagramme de Gantt ou d’un autre format. Un GP est responsable de l’élaboration et de l’approbation de l’EDT, de la portée, de la WBS et du calendrier.
Pour s’assurer que la WBS et le calendrier sont réalisables, le PM doit démontrer une autre compétence du chef de projet : la capacité de communiquer avec les chefs de service sans l’avantage d’une relation hiérarchique. Les responsables fonctionnels sont principalement concernés par la performance dans leur propre domaine et moins par l’intégration avec d’autres fonctions. Par conséquent, le PM utilise à la fois des compétences humaines et une compréhension approfondie de l’ensemble du projet, de ses livrables techniques, du calendrier et du budget pour extraire les informations détaillées qui pourraient autrement menacer le calendrier si elles ne sont pas découvertes rapidement.
Une compréhension substantielle du projet lui-même implique de se familiariser avec ou d’apprendre toutes les tâches du département fonctionnel qui ont des coûts de projet. La connaissance de la position juridique du projet est également utile, ce qui peut inclure le portefeuille de brevets du projet ou les plans de brevets. Les domaines fonctionnels à partir desquels des données peuvent être recueillies comprennent le contrôle de la qualité, les tests de produits, la gestion du changement et l’ingénierie, entre autres. Aucune de ces fonctions ne constitue réellement le produit, mais chacune d’entre elles doit effectuer de nombreuses tâches pour soutenir le projet.
Les ressources font référence à toute source d’énergie ou de matériel qui est requise par le projet ou qui aidera à l’achèvement du projet. L’acquisition des ressources appropriées relève souvent de la responsabilité du responsable des achats. Les acheteurs prendront les spécifications et tenteront de commander les matériaux qui répondent aux exigences sans les dépasser excessivement au meilleur coût possible. Le responsable des achats a souvent une longue histoire d’achat pour des projets similaires et connaît bien les fournisseurs et les marchés. En tirant parti de ces connaissances et en s’appuyant sur celles-ci pour envisager de nouveaux fournisseurs, remplacer des matériaux ou négocier de meilleurs prix, un PM fait preuve d’une autre compétence de chef de projet.
Le service des ressources humaines (RH) peut être une excellente ressource pour le PM en gérant le processus d’embauche et en aidant le PM et les responsables fonctionnels à décider des niveaux de dotation appropriés, des candidats idéaux et en négociant l’acceptation des offres d’emploi. Une compétence clé du chef de projet est la capacité à traduire le WBS en besoins de main-d’œuvre et enfin en descriptions de poste. Le département RH dispose des références pour permettre aux responsables des départements fonctionnels ou au PM d’évaluer les besoins du projet par rapport au vivier de talents disponible.
Le contrôle des dépenses dépend de nombreux facteurs, y compris ceux qui échappent au contrôle de la gestion de projet. Le PM démontre une compétence de gestionnaire de projet en atténuant ces risques en anticipant qu’il y aura des dépassements, des pannes d’équipement et des changements de calendrier. Bien que la nature exacte de la difficulté soit inconnue, tout comme le moment, le PM peut augmenter considérablement le bon résultat attendu du projet en ajoutant des redondances, de la flexibilité et des économies au portefeuille de projets chaque fois qu’il en a l’occasion.
La comptabilité et la finance représentent également un besoin de compétences de chef de projet. Le PM doit comprendre les principes comptables généraux, le fonctionnement du logiciel de comptabilité du projet et être au courant de toutes les structures financières susceptibles d’affecter la bonne réalisation du projet. La création et la maintenance du budget du projet est une compétence clé du chef de projet. Le PM doit savoir comment lire le budget et comment les postes sont liés les uns aux autres.