Il existe de nombreux formulaires d’états financiers différents que l’on peut générer à l’aide d’un logiciel de comptabilité ou de grands livres écrits. Les formulaires d’états financiers les plus courants sont les bilans, les états des résultats, les états des dépenses et les analyses des flux de trésorerie. Avec les logiciels modernes, cependant, le nombre de façons de manipuler les données afin d’examiner les bénéfices, les dépenses ou la valeur nette à un moment donné est presque infini.
Les formulaires d’états financiers les plus courants sont les bilans et les états des résultats. Le premier, un bilan, prend un instantané d’une entreprise à une date et une heure particulières afin de montrer la valeur nette et la santé globale d’une entreprise. Un bilan répertorie les actifs et les passifs d’une entreprise ainsi que les capitaux propres et la valeur nette du propriétaire.
Un compte de résultat est également appelé compte de profits et pertes. Il répertorie les ventes et la marge bénéficiaire brute, puis répertorie toutes les dépenses engagées au cours de la même période afin de déterminer si le moment a été rentable ou s’il a montré une perte. Le compte de résultat analyse une période de temps au lieu de prendre un instantané à un moment donné comme le bilan. Par exemple, les formulaires d’états financiers comme un état des résultats analyseront un mois, un trimestre ou une année en particulier et afficheront toutes les ventes ainsi que les dépenses fixes et variables pour cette même période afin de montrer la rentabilité.
Les relevés de dépenses sont d’autres types de formulaires d’états financiers. Contrairement à un compte de résultat qui montre à la fois les revenus et les dépenses, un état des dépenses ne montre que les dépenses. Les propriétaires d’entreprise et les décideurs peuvent analyser les relevés de dépenses pour savoir exactement comment l’argent quitte l’entreprise. Des exemples de dépenses importantes sont le coût des matières premières, la masse salariale, l’électricité et bien d’autres.
Une analyse des flux de trésorerie est également appelée état des flux de trésorerie ou pro forma des flux de trésorerie. Comme un compte de résultat, l’analyse des flux de trésorerie couvre une période de temps au lieu d’un moment particulier. Il examine les entrées et les sorties de trésorerie sur une période de temps désignée comme un mois ou un trimestre. Une analyse des flux de trésorerie peut être utilisée de deux manières. Il peut soit passer en revue un moment dans le passé et comparer les flux de trésorerie attendus aux flux de trésorerie réels, soit il peut être utilisé pour se projeter dans le futur avec les flux de trésorerie prévus.
La plupart des logiciels de comptabilité peuvent générer ces types de formulaires d’états financiers en un seul clic, à condition que les informations saisies dans le système soient exactes et complètes. Ces déclarations sont très difficiles à générer avec des registres écrits. Comme pour toutes les données, cependant, l’adage « poubelles entrantes, poubelles sortantes » s’applique, et l’exactitude des déclarations est seulement aussi bonne que l’exactitude des données saisies.