La plupart des logiciels de capital humain ont la capacité à la fois de gérer les besoins quotidiens tels que la paie et de suivre, d’analyser et de soutenir les employés de manière continue. Il existe des produits et des versions Web à utiliser avec les ordinateurs de bureau. Certains produits ont également des applications téléphoniques afin qu’ils puissent être utilisés sur le terrain pour des fonctions telles que les rapports de dépenses ou de temps. Les logiciels de capital humain peuvent se présenter sous la forme d’un seul produit ou d’une série de modules qui peuvent être combinés selon les besoins.
Un système logiciel de capital humain typique aidera avec trois fonctions principales : la gestion quotidienne des ressources humaines, le suivi de la main-d’œuvre et le développement des employés. En plus de la paie, les tâches quotidiennes peuvent inclure le suivi, le stockage et la communication des données des employés et l’organisation des informations sur le temps, les impôts et les avantages sociaux. Le suivi de la main-d’œuvre consiste souvent en une gestion et une analyse des performances, dans le but de trouver de nouveaux dirigeants et de s’assurer que les ressources sont correctement allouées. Le développement des employés peut inclure la gestion de l’apprentissage et les tâches de gestion des talents, y compris le recrutement, la formation, la rétention et le développement.
Certains types de logiciels de capital humain disposent également d’outils analytiques qui peuvent être utilisés pour planifier une stratégie de main-d’œuvre. Cela peut inclure la planification de tout ce qui concerne les ressources humaines, comme les avantages sociaux, la formation et les changements de personnel. Les enregistrements d’efforts tels que le recrutement, l’embauche et la rétention peuvent également être des outils utiles pour la stratégie de planification.
Les logiciels de capital humain peuvent également fournir des outils à tous les employés. Ces fonctionnalités sont généralement utilisées pour rendre la main-d’œuvre plus autonome, économisant ainsi du temps et de l’argent. Certaines fonctionnalités communes incluent le suivi du temps et des dépenses et l’accès en libre-service à des informations clés telles que des détails sur les avantages.
Une autre fonctionnalité présente dans certains types de logiciels de gestion du capital humain permet d’utiliser la base de données sur la main-d’œuvre pour d’autres fonctions. Cela peut inclure la génération de communications à l’échelle de l’entreprise, la planification d’événements spéciaux et toute autre fonction nécessitant l’accès à de grandes portions de données sur la main-d’œuvre. Selon les fonctions, les informations générées peuvent être remontées dans le système de gestion du capital humain. Par exemple, les enregistrements de présence à une session de formation peuvent être utilisés pour mettre à jour les enregistrements de développement des employés.
De nombreux types de logiciels de capital humain ont la capacité de générer des rapports. Ceux-ci peuvent être utilisés pour les impôts, les présentations et les séances de planification stratégique. Les rapports peuvent également être utiles pour les évaluations de performance et le suivi global des employés. Les employés dans des domaines autres que les ressources humaines peuvent également utiliser ces fonctions pour suivre les informations personnelles.