Il existe une grande variété de logiciels de télécopieur dotés d’outils et de fonctionnalités spécialisés parmi lesquels les utilisateurs peuvent choisir. Lors du choix d’un logiciel de fax spécifique, il est important de lire les spécifications requises et de s’assurer que l’ordinateur sur lequel il sera installé répond à ces spécifications. Des exemples possibles d’exigences peuvent inclure le type de processeur, la vitesse et la mémoire disponible. Le logiciel peut être acheté dans un magasin et installé via un CD-ROM, ou téléchargé à partir d’Internet et installé via l’ordinateur. Les télécopieurs peuvent être connectés à des lignes téléphoniques ou à Internet pour envoyer et recevoir des télécopies.
Les logiciels de télécopie sont beaucoup plus courants et remplacent le télécopieur standard. Les formes plus anciennes de télécopie utilisaient beaucoup plus d’équipements, tout comme les premières versions de logiciels de télécopie dans les ordinateurs. Un ancien système comme celui-ci serait composé d’un ordinateur, d’un modem et d’un petit réseau d’ordinateurs au sein d’une entreprise ou d’un bureau. L’ordinateur recevrait une télécopie et la stockerait sous une forme non textuelle, où la télécopie serait ensuite convertie au format texte par le logiciel de l’ordinateur de télécopie. Après avoir déterminé la destination du document fax, qui était très probablement une imprimante ou un autre ordinateur, le logiciel envoyait le document à imprimer ou à recevoir par son emplacement de périphérique respectif.
Des versions de logiciels de télécopie peuvent être trouvées en ligne et téléchargées sur Internet. Certaines applications logicielles de fax ont une interface qui permet de numériser des documents par une imprimante et de les envoyer via Internet. De plus, ils ne nécessitent pas toujours un téléchargement ou une installation et peuvent simplement nécessiter une adhésion à un site Web. Ces types de logiciels, cependant, peuvent différer dans le format par lequel un document est envoyé et reçu. Certains logiciels de fax envoient ou reçoivent les fax au format .doc tandis que d’autres envoient ou reçoivent les fichiers au format PDF ou TIFF.
Le type de logiciel de télécopieur téléchargé peut également différer dans la manière dont il envoie les télécopies sur Internet. Certaines applications logicielles peuvent envoyer le fax via un compte e-mail tandis que d’autres enverront simplement le fax via le site Web. De plus, le logiciel peut demander à l’utilisateur de télécharger une application pour afficher, recevoir et envoyer des télécopies et également pour imprimer directement sur une imprimante à partir de l’ordinateur de l’utilisateur. Certains logiciels, en particulier s’il s’agit d’un service payant, attribueront un numéro de fax à l’utilisateur auquel quiconque pourra envoyer un fax, tandis que les services gratuits n’autoriseront probablement l’envoi de fax qu’entre utilisateurs.