Les logiciels de gestion des achats varient en complexité. Le produit à utiliser dépend des besoins de l’organisation qui utilise le produit. Certains programmes offrent simplement un suivi automatisé et un contrôle des stocks. D’autres produits offrent également des fonctionnalités telles que des rapports d’état continuellement mis à jour sur l’inventaire, les ventes et les acquisitions.
Certains des types les plus simples de logiciels de gestion des achats sont disponibles en ligne sous forme de téléchargements gratuits. Ces produits peuvent fournir des services tels que la demande de devis (RFQ), la possibilité de répertorier les articles à acheter et les capacités de suivi des stocks. Certains programmes sont configurés de manière à ce que les commandes puissent être passées directement à partir d’eux.
Des types plus complexes de logiciels de gestion des achats peuvent offrir des services supplémentaires. Un domaine commun est l’achat et le contrôle des stocks, comme la recherche de nouveaux fournisseurs. Ils peuvent également fournir des fonctionnalités qui aident une entreprise à gérer les fournisseurs existants.
Il existe également des logiciels de gestion des achats qui gèrent l’ensemble du processus de sollicitation. Cela peut inclure le traitement et l’organisation des demandes de propositions (RFP) et d’autres documents liés à l’acquisition et aux négociations. Certains programmes donnent également à l’utilisateur la possibilité de comparer différents fournisseurs.
Une caractéristique commune des logiciels de gestion des achats est la possibilité de copier les anciens bons de commande (PO) lors de la commande d’articles fréquemment utilisés. Certains produits peuvent être programmés pour effectuer automatiquement certaines commandes sur une base régulière. Il existe également des programmes qui peuvent enregistrer des modèles de bons de commande pour les fournisseurs les plus couramment utilisés.
Certains types de logiciels de gestion des achats ont la capacité de créer des bases de données d’informations sur les fournisseurs. Ceux-ci peuvent être saisis manuellement ou mis à jour automatiquement dès qu’une commande est passée à un nouveau fournisseur. Il existe également des produits qui utilisent le remplissage automatique pour remplir les formulaires de commande une fois que les informations d’un fournisseur ont été saisies pour la première fois.
Un logiciel de gestion des achats est généralement programmé pour que plusieurs utilisateurs puissent suivre l’activité. C’est principalement pour éviter des problèmes tels que la négligence de commander ou la commande d’un stock trop important. Certains programmes permettent aux utilisateurs situés dans des endroits éloignés de suivre les achats.
D’autres programmes assureront également automatiquement le suivi des niveaux d’inventaire afin que le client n’ait pas besoin de créer manuellement des rapports sur les niveaux d’inventaire bas. Des fonctionnalités telles que le remplissage automatique peuvent encore accélérer le processus de commande en indiquant automatiquement quels articles et en quelle quantité doivent être commandés. Avec certains produits, cela peut être accompli en appuyant sur un bouton, tandis que d’autres nécessitent un peu plus de saisie de données.
Il existe des versions portables et de bureau de ces programmes. Les versions portables peuvent être utiles pour le travail de localisation. Ils sont particulièrement utiles pour les travailleurs qui suivent le stock où l’inventaire est stocké.