Le logiciel de grand livre peut offrir une variété de fonctionnalités pour enregistrer les transactions monétaires. Il peut être grossièrement divisé en logiciels gratuits et logiciels payants, qui peuvent se concentrer sur différents types de registres ou offrir une flexibilité et des fonctionnalités accrues. De plus, certains produits s’interfacent avec d’autres logiciels de comptabilité ou offrent des fonctions étendues pour permettre aux gens de faire des choses comme l’impression de chèques et de bordereaux de dépôt. Le meilleur choix peut dépendre d’une application donnée et de facteurs tels que les préoccupations concernant les coûts.
Les grands livres servent d’enregistrement final pour pratiquement toutes les transactions. Le logiciel de grand livre peut également gérer les sous-livres utilisés pour enregistrer les actifs, les passifs, la paie et d’autres questions financières. Le logiciel peut rapprocher périodiquement ces comptes dans le grand livre général et peut générer des rapports sur la base des informations enregistrées. Certains systèmes se connectent également aux comptes bancaires pour permettre une mise à jour automatique lorsque des transactions ont lieu, ainsi que le signalement des transactions suspectes. L’intégration avec d’autres programmes pour la génération de rapports et la communication avec des éléments tels que les systèmes de point de vente est disponible avec certains programmes.
Certains types de logiciels de grand livre offrent la possibilité de générer des chèques avec des informations sur la paie et les fournisseurs. Cela permet aux gens d’utiliser un logiciel pour tenir des registres et générer des paiements, et la création de chèques débite automatiquement le grand livre de manière appropriée. Les bordereaux de dépôt et les rapports peuvent également être générés automatiquement lorsque les paiements sont reçus et saisis dans le système. Les autres fonctions de rationalisation que le logiciel de grand livre peut offrir peuvent inclure différents types de comptabilité, les conversions de devises et la génération de documents fiscaux.
Les programmes gratuits ont tendance à avoir moins de fonctionnalités. Certains peuvent être financés par la publicité ou certaines fonctions peuvent être verrouillées jusqu’à ce que l’utilisateur paie. Pour la comptabilité de base, ils peuvent être suffisants pour gérer les informations financières et suivre les transactions. Un logiciel de grand livre plus avancé nécessite généralement le paiement d’un droit de licence. Dans certains cas, des abonnements mensuels sont également requis, si le logiciel offre une assistance ou des services continus en plus du forfait de base.
Les personnes qui envisagent un logiciel gratuit peuvent envisager une version d’essai d’un programme plus avancé. S’ils décident plus tard qu’ils ont besoin de nouvelles fonctions, ils peuvent mettre à niveau tout en conservant toutes les informations de l’installation précédente du logiciel de grand livre. Sinon, ils devront peut-être exporter des fichiers, qui ne seront pas nécessairement importés correctement dans un nouveau programme. Un technicien en informatique peut aider au processus de conversion dans le cas où le logiciel doit être modifié pour une raison quelconque, et peut avoir des conseils spécifiques sur le meilleur programme à utiliser pour répondre au besoin et importer avec un minimum de tracas.