Les membres du personnel de soutien administratif jouent un rôle important dans de nombreuses entreprises, fournissant un soutien administratif et de bureau. Ces travailleurs professionnels travaillent dans tous les types d’environnements de bureau, des cabinets d’avocats aux cabinets médicaux. Les assistants formés connaissent les procédures de bureau et possèdent de solides compétences en affaires et en informatique.
Les cabinets d’avocats emploient un grand nombre d’assistants administratifs pour gérer des tâches telles que la transcription et la constitution de dossiers. Les assistants juridiques rédigent la correspondance à la demande de l’avocat et parlent aux experts en sinistres de l’état des réclamations. Les assistants planifient également des rendez-vous pour l’avocat, y compris les médiations et les dépositions. Les grands cabinets d’avocats ont généralement des équipes qui soutiennent les domaines du droit et sont composées de l’avocat, du parajuriste et de l’assistant juridique.
Les médecins disposent d’un personnel de soutien administratif pour aider la réception et le personnel médical. Les assistants médicaux accueillent les patients, planifient les rendez-vous et consignent les informations sur les patients dans les dossiers. Certains assistants médicaux effectuent des tâches avancées, notamment la synthèse des dossiers médicaux et la préparation des budgets de bureau.
Les scientifiques ont du personnel de soutien dans les laboratoires qui travaillent comme assistants de recherche. L’adjoint administratif dans un cadre scientifique recherche des informations sur les subventions et prépare les agendas. Le personnel de soutien administratif prend des notes de recherche et suit les échéances des projets. D’autres tâches comprennent des tâches de bureau telles que l’ouverture du courrier et l’achat de fournitures de laboratoire.
Les cadres supérieurs, comme un président d’entreprise, ont généralement des adjoints administratifs qui travaillent directement pour eux. L’assistant planifie les réunions avec les clients ainsi que les plans de voyage pour l’exécutif. Certaines des tâches de cet assistant comprendraient la rédaction de lettres, la gestion des factures et la préparation de rapports. Dans certaines entreprises, l’adjoint administratif aidera également les chefs de service ainsi que les cadres.
Les sociétés immobilières utilisent le soutien d’un assistant administratif pour planifier des visites de maisons et répertorier les maisons à vendre. Les assistants immobiliers ont généralement une formation dans la préparation de documents immobiliers et une expérience en marketing. Certaines agences exigent que le personnel de soutien ait une licence immobilière pour travailler à l’agence. Des compétences en graphisme sont un plus pour ce poste puisque les membres du soutien administratif immobilier préparent des brochures et des dépliants pour les agents.
La plupart des professionnels de soutien administratif ont au moins un diplôme d’études secondaires ainsi que des cours en comptabilité, en mathématiques et en administration de bureau. Certaines assistantes ont également une certification en secrétariat. Les personnes qui souhaitent travailler en tant qu’adjoint administratif spécialiste du soutien doivent savoir utiliser une variété de logiciels informatiques et être capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Les traits de personnalité nécessaires à ce poste sont la capacité d’apprendre rapidement et de bien travailler sous pression.