Un actif est tout élément qui peut avoir une valeur financière. Lorsque les professionnels pensent aux actifs, ils pensent normalement aux outils, équipements et produits qu’ils fabriquent ou vendent. La plupart des entreprises dépendent de leurs actifs pour fonctionner et générer des bénéfices. Il est donc souvent important qu’elles pratiquent la gestion des actifs, qui est un moyen de savoir quels éléments elles possèdent et dans quelle mesure elles fonctionnent. Certains des types les plus courants de système de suivi des actifs concernent les immobilisations, telles que l’équipement et les outils, le suivi des technologies de l’information (TI) pour les ordinateurs et les périphériques réseau, et le suivi de flotte pour les automobiles et autres véhicules.
Le suivi des actifs est normalement effectué par un gestionnaire d’inventaire ou d’actifs. Les petites entreprises peuvent avoir des chefs de service qui sont responsables de tous les actifs de leurs services. Dans de nombreux cas, cependant, une position est développée uniquement à des fins de suivi des actifs, car cela peut permettre une gestion plus efficace, en réduisant les coûts associés aux articles manquants ou endommagés.
Lors de la gestion d’immobilisations, telles que des outils et des machines, un système de suivi des actifs nécessite normalement que les gestionnaires d’actifs utilisent des codes à barres ou un suivi par identification par radiofréquence (RFID) pour enregistrer les articles. Un responsable peut scanner un dispositif de suivi et lire sur un écran d’ordinateur des informations concernant la date de réception d’une pièce, le type de réparations qu’elle a subies et la date à laquelle elle pourrait devoir être inspectée. Le système peut également permettre aux gestionnaires d’actifs d’enregistrer les plaintes ou les problèmes associés à chaque équipement.
Les besoins en système de suivi des actifs requis par un professionnel des technologies de l’information (TI) peuvent être similaires à ceux d’autres gestionnaires d’immobilisations, bien que les spécialistes en informatique doivent également se soucier des mises à jour des programmes et des mises à niveau de sécurité. Outre l’enregistrement et le suivi du matériel, normalement en attribuant des numéros d’identification et des codes à barres ou des RFID, les professionnels de l’informatique peuvent également créer des programmes à l’échelle du réseau qui mettent automatiquement à jour les ordinateurs, en gardant tous les postes de travail sur la même page. Les grandes entreprises, en particulier celles qui louent des ordinateurs, pourraient décider d’externaliser le suivi de leurs actifs informatiques.
On dit que les entreprises qui utilisent des véhicules, tels que des voitures et des camions, ont des flottes. Bien que les types de systèmes de suivi des actifs utilisés par les gestionnaires de flotte puissent également inclure l’utilisation de RFID et de codes à barres, il est également courant que les gestionnaires de flotte installent des dispositifs de suivi dans leurs véhicules qui peuvent réellement suivre l’emplacement des véhicules. Un système de suivi des actifs de la flotte comprend également normalement l’enregistrement du kilométrage et des achats de carburant.