L’équilibrage d’un grand livre est similaire à l’équilibrage d’un chéquier, mais à une échelle beaucoup plus grande et généralement avec des montants beaucoup plus importants. Cela peut prendre un peu de pratique pour comprendre toutes les astuces pour équilibrer un grand livre et pour apprendre ce que signifient généralement les inégalités, mais en attendant, il y a certaines choses à garder à l’esprit. Parmi les meilleurs conseils pour équilibrer un grand livre, il faut le faire régulièrement, en vérifiant que tous les chiffres ont été saisis et ajoutés ou soustraits correctement, en comparant le grand livre aux relevés bancaires, en vérifiant chaque type de transaction séparément et en s’assurant que tous les frais ou autres frais donnés ont été inclus.
Le premier conseil peut sembler basique, mais c’est l’une des erreurs comptables les plus courantes et aussi l’une des plus difficiles à comprendre quand vient le temps d’équilibrer les livres, et c’est de s’assurer qu’aucun chiffre n’est transposé. Il est facile d’écrire « 23 » au lieu de « 32 », par exemple, sans même s’en rendre compte. Pour cette raison, si les nombres ne s’additionnent pas lors de l’équilibrage d’un grand livre, revoyez les écritures et assurez-vous que tous les nombres sont écrits correctement.
Sinon, il est préférable de développer un système lors de l’équilibrage d’un grand livre. En règle générale, cela doit se produire sur une base régulière, hebdomadaire ou mensuelle pour s’assurer que les dossiers d’une entreprise sont corrects et que ces dossiers correspondent à ce que la banque a dans ses dossiers. Par exemple, il est préférable de comparer d’abord tous les dépôts ou crédits sur le compte avec ceux inscrits sur le grand livre, suivis de tous les retraits ou paiements.
Si tous les dépôts et retraits correspondent, il devrait être facile d’équilibrer le reste du grand livre. Cela implique simplement des additions et des soustractions, si nécessaire, jusqu’à ce que les totaux finaux correspondent à ce qu’ils devraient être pour la période de temps et à ce que la banque a dans le dossier. S’ils ne s’additionnent pas, il faudra creuser davantage, comme vérifier si la banque ou un employé a fait une erreur. Par exemple, quelqu’un peut avoir oublié d’écrire un dépôt ou un retrait, ou la banque peut avoir débité quelque chose deux fois.
N’oubliez pas d’inclure tous les frais supplémentaires, tels que les frais de transaction, les frais d’intérêt ou d’autres frais qui pourraient perturber le solde final. Équilibrer un grand livre peut être un travail fastidieux, c’est pourquoi il est important de le faire régulièrement. Le laisser trop longtemps peut rendre pratiquement impossible la résolution ultérieure des problèmes. Commencer chaque mois ou chaque semaine avec la certitude que l’entreprise et la banque correspondent en ce qui concerne les finances dans les comptes est important pour le succès d’une entreprise et pour fournir une image précise des profits et des pertes.