Les meilleurs conseils pour la gestion des stocks informatiques dépendent de la taille de l’entreprise ainsi que de sa nature. Alors que même les petites et moyennes entreprises utilisent souvent des techniques de gestion d’actifs automatisées ou informatisées, certaines techniques sont bien mieux adaptées aux opérations plus importantes qui peuvent louer des actifs ou déployer des équipements à d’autres entités. De même, certaines techniques ont plus de sens pour les petites entreprises avec des stocks plus petits.
Afin d’obtenir les meilleurs conseils pour la gestion des stocks informatiques, un professionnel doit commencer par déterminer la taille de son exploitation. Le professionnel en charge de la gestion des stocks informatiques doit poser des questions concernant le nombre d’emplacements sur lesquels les actifs sont déployés. Il ou elle doit également examiner le nombre et la taille des actifs qui sont utilisés comme équipement au sein de l’entreprise par rapport au nombre d’articles en stock qui peuvent être mis en vente. Ces facteurs détermineront quels dispositifs de suivi des actifs sont les meilleurs.
Pour les petites entreprises, telles que les entreprises de vente au détail avec un ou deux sites, un système de suivi par code-barres est souvent préféré. Cette forme de gestion des stocks informatiques permet à un utilisateur de scanner un code-barres. Le scanner est connecté à un ordinateur, qui affichera le nom de l’objet et le numéro d’identification ou le numéro de série de l’objet scanné. À son tour, l’ordinateur affichera la quantité qui devrait être dans l’inventaire.
Pour les grandes organisations ou pour les entreprises qui ont des besoins de gestion d’actifs plus complexes, l’identification par radiofréquence (RFID) est souvent préférée. La RFID diffère d’un code-barres. Alors qu’un code-barres doit être scanné à courte distance, la RFID est une petite puce qui peut être lue par un scanner jusqu’à 20 pieds de distance.
Les responsables des stocks dans le commerce de détail préfèrent souvent le suivi par code-barres à la RFID. En effet, de nombreux articles de vente au détail sont plus petits et différents articles en stock ont tendance à occuper des espaces similaires. Un problème courant de la RFID est la collision d’étiquettes. Cela se produit lorsque les identifiants de différents éléments sont confondus par le scanner. Étant donné que le suivi des codes-barres est effectué à courte distance, la collision d’étiquettes est moins un problème pour la gestion des stocks de détail. La RFID est une méthode préférée de gestion des stocks informatiques pour les organisations dont les stocks sont constitués de pièces d’équipement plus volumineuses qui ne peuvent pas être soulevées ou tenues et numérisées.
Les meilleurs conseils pour la gestion des stocks informatiques de matériel et d’autres éléments informatiques consistent à s’assurer que tous les actifs informatiques sont contrôlés uniquement par certains professionnels de l’informatique. Il est également important que le professionnel de l’informatique désigné marque chaque élément matériel avec une étiquette d’identification, dont le numéro est enregistré par ce même professionnel. En d’autres termes, le professionnel de l’informatique désigné doit être le seul professionnel de l’organisation qui peut ajouter des utilisateurs à un réseau, attribuer des numéros d’identification d’ordinateur et s’engager dans d’autres activités qui ont un impact direct sur l’inventaire matériel.