La protection des secrets commerciaux commence par une politique bien élaborée qui affiche l’engagement d’une entreprise envers le secret. Les documents contenant des secrets commerciaux doivent être sécurisés et identifiés comme confidentiels. Les fichiers électroniques doivent avoir des degrés de sécurité plus élevés que les autres données. Les employés devraient également être tenus de justifier l’accès inutile à des informations sensibles, et la négligence avec les informations ne devrait pas être tolérée. Il est également préférable de mettre l’accent sur la protection des secrets commerciaux en faisant signer aux employés des accords de confidentialité avant leur embauche et lorsqu’ils quittent l’entreprise.
Les détenteurs de secrets commerciaux ne peuvent généralement pas prendre de mesures contre les violations s’ils n’ont pas eux-mêmes démontré des mesures de confidentialité suffisantes. Cela signifie que la protection des secrets d’affaires devrait commencer par une politique bien élaborée de maintien du secret. Cette politique devrait aller au-delà des mesures normales prises pour préserver la confidentialité des informations. Par exemple, il peut être courant de verrouiller les classeurs contenant des documents commerciaux. Dans ce cas, des efforts encore plus importants devraient être déployés pour protéger les secrets commerciaux.
Les documents physiques contenant des secrets commerciaux doivent toujours être stockés, transportés et échangés dans des dossiers ou des fournitures de stockage portant des mots exprimant la sensibilité du contenu. Cela peut inclure des formulations telles que « confidentiel », « très sensible » ou « accessible uniquement par… ». Ces documents ne devraient être rendus accessibles qu’aux personnes qui ont besoin de ces informations. Même lorsque des individus se voient accorder la possibilité d’accéder à des secrets commerciaux, une explication devrait être exigée s’ils le font sans raisons apparemment valables.
Les fichiers électroniques contenant des secrets commerciaux devraient être soumis à un degré de sécurité plus élevé que les autres fichiers électroniques. Il est préférable de stocker ce type d’informations sous une forme cryptée. Il devrait également y avoir une politique stricte d’interdiction de la transmission de ce matériel sur des serveurs non sécurisés, si la transmission électronique est autorisée. Les services de stockage et de sauvegarde de fichiers en ligne ne doivent pas être utilisés pour ce type d’informations.
L’importance de la confidentialité doit être soulignée à tous les employés par le biais d’une communication en direct. Cela inclut ceux qui n’ont pas accès aux secrets commerciaux. Tous les employés devraient également être tenus de signer des accords de confidentialité décrivant en détail la politique de l’entreprise.
Les violations de la protection des secrets commerciaux ne devraient jamais être tolérées. La négligence doit également être traitée rapidement et strictement. Il est impératif que chacun comprenne la gravité de l’affaire et pense que la violation de la politique de l’entreprise, intentionnellement ou non, entraînera de graves conséquences.
Dans l’intérêt de la protection des secrets commerciaux, les entretiens de sortie devraient être une question de procédure. Tout matériel appartenant à l’entreprise que possède l’employé sortant doit être demandé à cette occasion, sinon avant. Les cartes d’accès, les mots de passe et tout autre moyen d’obtenir des informations sur l’entreprise doivent être désactivés. Il est également judicieux de faire signer aux personnes un autre document les obligeant à garder la confidentialité lors de leur départ.