Les qualités exactes à rechercher chez une secrétaire varient selon qu’un poste de secrétaire interne, virtuel ou de direction doit ou non être pourvu. Les assistants virtuels doivent être très compétents lorsqu’il s’agit d’utiliser des appareils technologiques. Un autre bon conseil pour le recrutement de secrétariat consiste à utiliser de nombreuses formes de médias pour annoncer et mener des processus d’embauche, car cela permet à une entreprise d’atteindre un grand nombre de candidats.
Un recrutement réussi en secrétariat comprend la recherche d’une personne qui possède une base de connaissances approfondies sur le secteur dans lequel une entreprise opère. Il ou elle doit avoir d’excellentes compétences administratives et une capacité à s’adapter aux styles de travail de ceux qui accompagnent le style de vie de l’employeur. Il est judicieux de recruter des assistants titulaires d’un diplôme en administration de bureau, car cela aide à montrer leur dévouement et leurs connaissances. La plupart des secrétaires qui obtiennent ce type de diplôme complètent une à deux années d’études approfondies ainsi que des stages. Si une entreprise procède à un recrutement de secrétariat pour occuper un poste de direction, il est judicieux de rechercher des candidats titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme supérieur.
Créer un chronogramme pour mener à bien les procédures de recrutement de secrétariat est une excellente astuce à suivre. Trouver des candidats qualifiés pour des postes de direction nécessite généralement plus de temps que les ouvertures de niveau inférieur, mais le délai maximum devrait être d’environ un à deux mois. Un chronogramme doit commencer à partir du jour où le recrutement est annoncé jusqu’à ce que l’employé embauché termine toutes les étapes d’embauche et de stage.
Un recrutement efficace en secrétariat comprend également la connaissance des qualités et des traits à rechercher chez un candidat. Même si les assistants personnels virtuels peuvent effectuer la plupart ou la totalité de leurs tâches en utilisant Internet ou des serveurs de bases de données, il est probable qu’ils devront toujours être disposés à travailler des heures de travail flexibles et éventuellement longues. Un bon assistant virtuel doit être autodiscipliné, averti sur le plan technologique et posséder d’excellentes compétences en traitement de texte. Lors du recrutement d’une secrétaire de direction, les entreprises doivent rechercher un candidat doté d’excellentes compétences en matière d’efficacité, d’une intelligence élevée et d’un comportement et d’une attitude professionnels solides.
Quel que soit le type d’assistance recherchée dans le cadre du recrutement en secrétariat, le candidat doit posséder de solides compétences en communication, avoir confiance en lui et être un leader fort. Ces compétences sont améliorées avec l’expérience plus qu’un secrétaire obtient. Il est donc important que les processus de recrutement accordent une attention particulière à l’implication professionnelle antérieure des candidats.
Il est très utile d’annoncer le recrutement d’une secrétaire à travers différents médias. Il s’agit notamment des journaux, des publicités en ligne, à la radio, etc. Plus une entreprise peut atteindre de candidats, plus elle est susceptible de pouvoir recruter une personne hautement qualifiée avec d’excellentes compétences en secrétariat.