Bien qu’il ne semble jamais y avoir assez de temps dans la journée pour terminer tout ce qui doit être fait, il est possible d’acquérir des compétences de suivi de la gestion du temps et de mieux gérer son temps personnel et professionnel. Certains des conseils les plus utiles incluent le suivi de l’utilisation du temps, l’évaluation des moyens de réduire le temps consacré aux tâches inutiles, l’investissement dans un logiciel de gestion du temps et l’utilisation d’outils de gestion du temps.
La première règle de suivi de la gestion du temps est de tenir un journal, un cahier ou une forme de système de suivi de l’utilisation du temps. Cela peut sembler fastidieux au début, mais il est beaucoup plus facile de trouver des moyens de mieux gérer le temps lorsqu’il a été comptabilisé. Le suivi de la façon dont la journée est passée pendant environ deux à quatre semaines donnera une image fidèle de l’endroit où la majorité du temps est passée.
Le processus peut être aussi simple que de tenir un journal. Le journal devrait suivre à peu près chaque minute de la journée. Par exemple, le journal peut relater qu’une personne passe 30 minutes chaque matin à vérifier et à répondre aux e-mails et quatre heures chaque soir à lire des blogs et des reportages en ligne sur Internet.
Une fois qu’il y a un journal écrit ou une preuve de l’endroit où le temps passe, la personne peut comprendre comment reconfigurer son temps. La reconfiguration du temps doit impliquer de limiter le temps consacré aux activités improductives et de rediriger ce temps vers des activités de qualité ou productives. Par exemple, si un propriétaire d’entreprise consulte ses e-mails toute la journée, cela l’éloigne des ventes et des activités plus productives qui rapportent de l’argent à l’entreprise. Au lieu de cela, le propriétaire de l’entreprise peut consulter ses e-mails une fois le matin, une fois au déjeuner et une fois avant de fermer pour la nuit. Ils verront que cela libère beaucoup de temps à consacrer à des activités plus productives et lucratives dans l’entreprise.
Il existe également de nombreux logiciels et outils de suivi de la gestion du temps disponibles pour aider les gens à suivre et à utiliser leur temps de manière plus judicieuse et efficace. Des systèmes de calendrier spéciaux, des logiciels électroniques qui se synchronisent avec les téléphones portables ou d’autres calendriers électroniques et bien d’autres existent pour aider au suivi de la gestion du temps.
Le suivi de la gestion du temps doit être une tâche continue. Ceux qui souhaitent devenir plus efficaces et productifs doivent évaluer en permanence les activités qui font perdre du temps et rediriger ce temps vers des tâches plus importantes.