Un bien informatique est tout élément matériel ou logiciel qui a de la valeur. Par exemple, les ordinateurs, les imprimantes et les serveurs qui font partie d’un réseau de bureau et qui permettent aux membres de l’équipe de communiquer entre eux ont de la valeur car ils contribuent à augmenter la productivité. De même, une entreprise qui loue des ordinateurs à des clients possède des actifs informatiques puisque ses ordinateurs sont utilisés pour générer des bénéfices. Un système de suivi des actifs informatiques permet aux gestionnaires d’inventaire de suivre le nombre et l’emplacement des ordinateurs et des composants associés, évitant ainsi les pertes, réduisant les coûts et éventuellement augmentant les bénéfices. Certains des meilleurs conseils pour le suivi des actifs informatiques consistent à choisir une méthode de contrôle des stocks la mieux adaptée à la taille et aux besoins d’une opération et à mettre en œuvre la méthode de manière réfléchie.
Pour choisir la meilleure méthode de suivi des actifs informatiques, un professionnel de l’inventaire doit d’abord tenir compte du nombre d’ordinateurs dont il est responsable. Si un temps excessif est perdu à compter manuellement les composants matériels et à vérifier les performances du logiciel, une méthode de suivi par code à barres ou par identification par radiofréquence (RFID) peut être utilisée. Les codes à barres sont scannés et les informations relatives au matériel correspondant, telles que le nombre et la date de réception, apparaissent sur un écran d’ordinateur. Un système de suivi RFID implique l’utilisation d’étiquettes électroniques qui peuvent être lues de plus loin par un lecteur qui communique avec les étiquettes via des ondes radio.
Les gestionnaires d’inventaire qui travaillent avec un petit nombre d’ordinateurs peuvent trouver qu’un système de suivi des actifs informatiques plus simple pourrait être plus utile et plus abordable. Lorsqu’il n’est responsable que de quelques pièces de matériel, un gestionnaire peut attribuer à chaque pièce un numéro d’identification qui est enregistré manuellement. Des notations peuvent être ajoutées aux enregistrements lorsque des équipements sont déplacés vers différents emplacements. Les systèmes de codes à barres et RFID ont tendance à être coûteux, de sorte que les gestionnaires disposant de moins d’inventaires informatiques peuvent trouver que la gestion manuelle des stocks est plus rentable.
D’autre part, les responsables des technologies de l’information (TI) et des stocks des très grandes entreprises peuvent constater que leurs actifs informatiques sont si nombreux qu’ils doivent sous-traiter les tâches de suivi des actifs à un tiers. Dans ces cas, le coût d’un logiciel capable de gérer d’énormes inventaires, ainsi que le coût de la main-d’œuvre informatique nécessaire, peuvent être bien supérieurs à ceux de l’embauche d’une autre entreprise. Les spécialistes informatiques dans ces contextes peuvent passer plus de temps à réparer, dépanner et optimiser les opérations informatiques au lieu de se concentrer sur l’inventaire.
Quel que soit le système de suivi des actifs informatiques qu’un gestionnaire d’inventaire décide d’utiliser, la mise en œuvre peut être une étape importante. Un bon conseil est de donner aux travailleurs le temps de planifier et de se préparer avant de passer à un nouveau système. Pour la mise en œuvre de systèmes informatisés, les employés peuvent avoir besoin de temps pour se former sur les programmes afin de se familiariser avec eux.