Le suivi des actifs est la pratique de la gestion des éléments tangibles de valeur. Les exemples d’immobilisations corporelles comprennent les produits qui sont à vendre, l’équipement, les outils, les ordinateurs et tout autre appareil qui aide une entreprise à optimiser ses opérations quotidiennes. Les gestionnaires responsables du suivi des actifs choisissent souvent d’utiliser des systèmes de codes-barres qui leur permettent de numériser les articles en stock afin d’accéder aux informations concernant les dates de réception et d’expédition et d’autres notations pertinentes. Certains des meilleurs conseils pour le suivi des actifs par code-barres consistent à prévoir du temps pour la mise en œuvre complète d’un système et à utiliser un système pour suivre l’état de l’équipement.
La mise en œuvre d’un système de suivi des actifs par code-barres peut être un processus chronophage. La plupart des gestionnaires d’actifs ont déjà des données d’inventaire stockées dans une base de données. Le transfert d’informations existantes vers un nouveau système peut nécessiter des heures de travail. Dans certains cas, les informations d’une base de données peuvent être facilement déplacées vers un autre système, bien que cela dépende des fonctionnalités de chaque programme, ainsi que de la compatibilité des programmes.
Avant la mise en œuvre, un responsable doit décider de la manière dont un système de suivi des actifs par code-barres doit être utilisé. Dans de nombreux cas, les informations de base concernant les dates et le lieu de réception sont incluses dans chaque fichier. Les responsables peuvent également trouver utile d’inclure des informations concernant l’état de l’équipement. Par exemple, il peut y avoir un espace de commentaires où les employés peuvent rédiger des rapports sur les dysfonctionnements. Lorsque l’équipement est loué, un gestionnaire peut créer une interface permettant aux utilisateurs d’accéder aux informations contractuelles.
Afin de tirer le meilleur parti d’un système de suivi des actifs par code-barres, les responsables doivent s’assurer que tous les employés susceptibles d’utiliser un système le connaissent avant sa mise en œuvre. Les responsables doivent s’assurer que tous les employés de l’entrepôt savent comment utiliser les scanners et connaissent les solutions de dépannage de base. Les employés doivent également être capables de déchiffrer les données sur une interface et comprendre comment saisir correctement la notation.
Le temps consacré à la formation dépend de la complexité d’un système de suivi des actifs par code-barres et de la taille du personnel. Il peut être utile que tous les employés soient évalués après la formation. Cela peut permettre à un gestionnaire de savoir quels travailleurs ont besoin d’un peu de formation supplémentaire et lesquels sont prêts à utiliser un nouveau système.
Tout système de suivi des actifs doit être utilisé pour réduire les coûts. Dans de nombreux cas, cela signifie réduire le nombre d’objets perdus ou égarés. Un autre bon conseil pour réduire les coûts est de réparer l’équipement avant qu’il ne soit cassé. Les problèmes peuvent être enregistrés dans une interface de système de suivi. Lorsqu’un responsable constate qu’un problème a été enregistré, il peut planifier une réparation immédiate car la réparation d’un équipement est souvent beaucoup moins coûteuse que son remplacement.