La gestion du changement est essentielle pour une organisation qui planifie de grands changements, et la communication est un élément essentiel de la gestion du changement. Des communications de gestion du changement réussies nécessitent un plan de communication solide qui rend les communications claires pour les participants à tous les niveaux de l’entreprise à partir de la base. Généralement, un plan de communication efficace pour la gestion du changement comprend des réunions de communication, des plans de message et un système de communication avec les participants concernés par un changement. Un plan de communication pour la gestion du changement doit être soigneusement adapté à une entreprise pour s’assurer que les besoins de tous les employés sont satisfaits pendant le changement.
Lors de la planification d’un grand changement, l’impact psychologique du changement sur le personnel existant de l’entreprise peut grandement influencer le succès ou l’échec d’un changement. L’un des moyens les plus efficaces d’assurer une réponse positive des employés au changement est une bonne communication de gestion du changement. Répondre aux préoccupations des employés face au changement devrait commencer avant même que les employés ne soient au courant du changement. La planification des communications de gestion du changement fait partie intégrante du processus d’une transition en douceur, de sorte que les techniques et procédures utilisées pour les communications de gestion du changement devraient idéalement faire partie du processus de planification du changement.
Laisser les employés dans l’ignorance des détails du changement peut faire circuler des rumeurs alors que les personnes touchées par le changement commencent à spéculer sur le changement en cours. Dès que l’organisation est informée qu’un changement sera apporté, toutes les parties concernées doivent être informées du changement, même si les détails n’en sont qu’à leurs débuts. Ne sous-estimez pas l’étendue de ceux qui pourraient être touchés par le changement. Bien qu’un groupe puisse être directement affecté par le changement, il peut y avoir une foule de parties périphériques connectées qui seront affectées par le changement à un degré moindre.
Regardez-le du point de vue des employés. Comprendre les positions des personnes affectées par le changement peut aider la direction de l’entreprise à mieux répondre aux préoccupations concernant le changement. Incluez toutes les informations qui pourraient être pertinentes pour les personnes concernées par le changement et ne laissez pas les employés dans l’ignorance des détails, sauf si cela est absolument nécessaire. Communiquez formellement avec les employés au moins une fois par semaine, en organisant des réunions et des conférences consacrées à discuter du changement.
Écoutez les employés. Laissez la porte de la salle de conférence de l’entreprise ouverte à tous les employés qui ont des problèmes avec le changement et écoutez leurs préoccupations. Lorsqu’un employé aborde une préoccupation, cela peut indiquer une opinion répandue parmi les employés, de sorte que des conférences avec des employés mécontents du changement peuvent donner aux gestionnaires un aperçu précieux des failles de leurs plans de gestion du changement.
Rencontrez tôt les détracteurs du changement pour comprendre leurs préoccupations. Lorsqu’un employé a une plainte et souhaite être entendu, une oreille attentive aux préoccupations de l’employé peut aider à empêcher l’employé de se plaindre à d’autres employés du changement. Souvent, les problèmes liés au changement peuvent provenir de malentendus ou de malentendus qui peuvent facilement être évités en utilisant une communication ouverte pour promouvoir une discussion saine sur le changement.