Toutes les entreprises ont besoin d’une certaine forme de comptabilité afin de suivre les données financières qui transitent par leurs opérations. Aux États-Unis, les normes comptables faisant autorité sont les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui s’appliquent à la plupart des entreprises en activité. Les meilleurs conseils pour les rapports financiers GAAP incluent l’utilisation de la comptabilité en partie double, la mise en œuvre de contrôles internes au sein d’une entreprise et l’utilisation d’un comptable public certifié (CPA) lorsqu’une question technique existe. Au fur et à mesure que les entreprises grandissent et se développent, le besoin de rapports financiers GAAP plus complexes augmente également. C’est pourquoi il est préférable pour une entreprise de ne gérer les tâches comptables que jusqu’à un certain point puis de laisser un professionnel prendre le relais.
La comptabilité en partie double est la forme de comptabilité traditionnelle et la plus ancienne actuellement utilisée par la plupart des entreprises. Il s’agit d’un grand livre auto-équilibré qui suit l’équation comptable la plus élémentaire : l’actif est égal au passif plus l’avoir du propriétaire. Le débit et les crédits représentent les montants en dollars pour chaque transaction commerciale ; une règle pour les rapports financiers GAAP dans le cadre d’une comptabilité en partie double est que les débits doivent être égaux aux crédits. La deuxième règle de la comptabilité en partie double est que le total des actifs est égal au total des passifs, ce qui aide à maintenir l’équilibre des deux côtés de l’équation comptable. En bref, ce processus comptable est la pierre angulaire de tous les autres processus comptables.
Les contrôles internes sont les limites et les restrictions mises en place pour protéger les données financières d’une entreprise. Ces contrôles peuvent être très étendus et couvrir une grande partie de toutes les activités au sein d’une entreprise. Quelques exemples courants de contrôles internes, par exemple, incluent la séparation des tâches comptables entre les employés, les fichiers informatiques protégés par mot de passe pour les logiciels de comptabilité et les comptages physiques des stocks afin de rapprocher le grand livre comptable. Les rapports financiers GAAP sont devenus plus minutieux sur les contrôles internes d’une entreprise en raison de scandales financiers récents et passés. Les grandes entreprises sont particulièrement surveillées sur les contrôles internes et la capacité des employés à abuser des données financières d’une entreprise.
La comptabilité est facile à comprendre dans sa forme la plus élémentaire, c’est pourquoi la plupart des majors en affaires suivent un cours de comptabilité universitaire. Malheureusement, il existe de nombreux domaines de la comptabilité dans le cadre de l’information financière GAAP qui deviennent rapidement complexes. Par conséquent, une entreprise devrait embaucher un CPA chaque fois que des conseils spécifiques sont nécessaires sur des données financières techniques. Les CPA ont à la fois la formation technique et l’expérience nécessaires pour gérer la plupart des tâches comptables, y compris les audits, ce qui peut aider à signaler les lacunes du processus d’information financière d’une entreprise. Ces personnes peuvent également agir comme agents de liaison entre l’entreprise et les autorités fiscales gouvernementales ou certains organismes de réglementation.