Certains des meilleurs conseils pour l’intégration du flux de travail peuvent consister à déterminer d’abord le meilleur type de processus de flux de travail pour améliorer les opérations quotidiennes de votre organisation. Il est également judicieux de se familiariser avec certaines des exigences de compatibilité les plus courantes parmi certains des programmes de flux de travail que vous envisagez. Une fois que vous avez choisi un logiciel de flux de travail qui peut améliorer l’efficacité des opérations quotidiennes de votre organisation, vous devez concevoir un plan de mise en œuvre. Cette étape de l’intégration du flux de travail peut inclure le déplacement de données d’une ancienne base de données vers une nouvelle et la formation et l’évaluation des employés susceptibles d’utiliser un logiciel de flux de travail.
Le flux de travail décrit les étapes par lesquelles passe un document. Un professionnel du secteur de la photographie, par exemple, peut démarrer un processus de flux de travail en prenant d’abord une photo avec un appareil photo numérique. L’étape suivante du processus peut se produire lorsqu’un photographe télécharge une photographie dans un système de gestion de données. Ensuite, un autre professionnel peut être responsable de l’édition et du nettoyage d’une photo. Dans la plupart des cas, le workflow se termine lorsqu’un document a suivi un processus complet. L’intégration du flux de travail décrit l’acte de synchronisation d’un processus avec la technologie de l’information qui peut améliorer l’efficacité d’un processus.
L’un des meilleurs conseils pour l’intégration du flux de travail consiste à commencer par déterminer les fonctions que vous trouvez les plus avantageuses. Si vous travaillez dans un secteur, tel que le marketing ou la direction artistique, où vous traitez de nombreuses images, vous voudrez peut-être vous assurer que le logiciel que vous choisissez dispose de capacités de traitement d’image. Les organisations dans des secteurs tels que l’assurance utilisent normalement un logiciel de gestion de documents. Dans les scénarios où différents professionnels peuvent accéder à un document en même temps, les applications de groupe aident les individus à voir qui apporte des modifications et à quel moment.
À mesure que les logiciels de flux de travail deviennent plus avancés, les exigences de compatibilité changent. Pendant que vous analysez les fonctions de différents programmes de flux de travail, notez les systèmes d’exploitation et les programmes dont le logiciel a besoin pour fonctionner. Avant d’effectuer une nouvelle intégration de flux de travail, vous devrez peut-être mettre à jour les systèmes qui fonctionnent actuellement dans votre organisation.
Avant de choisir un programme de workflow, vous pouvez choisir de tester plusieurs modèles différents. Les logiciels open source sont accessibles gratuitement sur Internet. Bien que ce logiciel ne soit souvent pas aussi complexe que les logiciels sur le marché, de nombreux professionnels trouvent qu’il leur donne une bonne idée de la façon dont des programmes plus compliqués avec des fonctions similaires pourraient fonctionner. De nombreux éditeurs de logiciels proposent également des démos.
Au début d’un programme d’intégration de flux de travail, il peut être judicieux d’élaborer un plan de mise en œuvre. De nombreux responsables choisissent d’implémenter un logiciel dans un département afin d’évaluer où les problèmes pourraient survenir avant de l’implémenter dans l’ensemble de l’organisation. Les employés doivent également avoir le temps de se former sur de nouveaux logiciels.