Mettre sur pied et gérer une collecte de fonds pour une église qui réussit implique généralement plusieurs étapes. Chaque étape nécessite une attention particulière aux détails, depuis la détermination de la façon de démarrer jusqu’à l’endroit où les églises peuvent se tourner pour obtenir de l’aide dans leurs activités de collecte de fonds. Mener une collecte de fonds a un objectif spécifique pour une église : faire un profit pour une bonne cause. Dans cet esprit, l’événement de collecte de fonds doit avoir un objectif ainsi qu’un plan pour atteindre cet objectif. Il y a plusieurs étapes pour y parvenir : planifier, organiser, développer, commercialiser, exploiter, mesurer les finances et évaluer l’impact de l’événement sur la communauté et l’église.
La planification de la collecte de fonds de l’église est la première étape, ce qui peut sembler écrasant avec les nombreuses options disponibles pour les événements qu’une église peut organiser. Pour réussir, cependant, la clé est d’organiser simultanément plusieurs événements qui attireront différents membres de la communauté. Une fois réglée sur le type d’événements, l’église devra fixer des objectifs qu’elle a l’intention d’atteindre, fixer des dates pour organiser l’événement et organiser une réunion d’église pour présenter le plan aux membres de l’église. La tenue de cette réunion nécessitera un ordre du jour préparé à l’avance. Au cours de cette réunion, l’accent devrait être mis sur le recrutement des membres de l’équipe pour aider à la collecte de fonds, la mise en place de calendriers et de tableaux de planification et l’établissement de réunions régulières pour évaluer les progrès.
L’organisation de l’événement après la réunion est la prochaine étape requise. Une bonne organisation impliquera généralement d’établir la structure organisationnelle de l’événement, de préparer des descriptions de poste pour chaque participant, d’établir des méthodes de communication et de constituer un comité qui sera chargé de superviser l’événement et de prendre des décisions. La préparation d’un budget est essentielle à ce processus, ainsi que la détermination du personnel et de l’endroit où recruter des bénévoles pour l’événement. D’autres objectifs devront tenir compte de tous les permis et licences requis, de l’atténuation et de la gestion des risques potentiels et de la planification de la sécurité et de la sûreté lors de l’événement.
Le développement de l’événement et le marketing de cet événement sont les deux prochaines étapes cruciales de la tenue d’une collecte de fonds réussie pour l’église. Cela impliquera de planifier les événements exacts qui auront lieu pendant la collecte de fonds et de développer ces événements individuels pour s’assurer que l’église peut avoir accès à toutes les ressources nécessaires pour chaque activité individuelle et coordonner leur prestation. Sans foule, cependant, toute planification méticuleuse ne signifiera pas grand-chose, et la planification d’une stratégie marketing solide dirigée vers le public cible visé est tout aussi cruciale. Selon le budget de marketing, les églises peuvent utiliser la radio, la télévision, des dépliants publics, des bannières ou des bénévoles pour vendre des billets pour l’événement. Faire passer le mot tôt et efficacement déterminera souvent le niveau de réussite de la collecte de fonds.
L’organisation de l’événement lui-même nécessitera une planification préalable pour inclure la configuration et les contrôles de sécurité avant l’ouverture au public. Une fois l’événement commencé, les églises devront prévoir des éventualités pour les situations qui pourraient survenir, comme le mauvais temps ou des clients indisciplinés. À la fin de l’événement, l’église devra additionner tous les fonds recueillis et les dépenses associées pour arriver à un profit. L’évaluation des résultats est tout aussi importante, et cela comprend la réalisation d’enquêtes auprès des personnes présentes pour mesurer la satisfaction ainsi que s’assurer que le montant amassé a atteint les objectifs financiers fixés lors de la phase de planification. Tenir une dernière réunion pour discuter des résultats est également important, afin que tout le monde soit au courant des résultats et des étapes nécessaires pour améliorer la prochaine collecte de fonds de l’église.