Il existe de nombreuses façons de simplifier les tâches de suivi des dépenses professionnelles. Pour commencer, les particuliers doivent toujours conserver les reçus des dépenses de l’entreprise. Il peut également être très utile de développer des habitudes de dépenses cohérentes et de payer toutes les dépenses professionnelles par une seule méthode à partir d’un seul compte. Les propriétaires d’entreprise doivent s’assurer qu’ils disposent du personnel comptable ou des services comptables nécessaires pour couvrir leurs besoins et que tout le personnel adhère aux politiques de déclaration de dépenses rapide et efficace.
Les personnes qui font des dépenses professionnelles devraient prendre l’habitude de toujours demander un reçu. Cela inclut même les occasions où les achats peuvent sembler insignifiants ou insignifiants. Il est important de se rappeler qu’un grand nombre de petits achats au cours d’une année peuvent représenter une somme d’argent importante. Même si les individus peuvent se souvenir de ce qu’ils ont dépensé ou qu’ils ont tendance à l’écrire, dans de nombreux endroits, la loi exige encore qu’un reçu soit conservé pendant un certain nombre d’années.
Développer des habitudes de dépenses cohérentes est également un bon moyen de suivre les dépenses de l’entreprise. Ainsi, en cas de perte ou de destruction d’un reçu, il sera facile de déterminer les dépenses qu’il contenait. Par exemple, un directeur des ventes peut acheter du café tous les matins pour la réunion de vente du personnel. Il sera avantageux à des fins comptables s’il effectue cet achat dans le même café. Le même principe s’applique lors de l’achat de fournitures ou de l’obtention de services.
L’utilisation d’un seul moyen pour payer tous les coûts peut également être un excellent moyen de suivre les dépenses de l’entreprise. Dans de nombreux cas, l’utilisation de plusieurs comptes ou de liquidités peut rendre la tâche compliquée et fastidieuse. Au lieu de le gérer de cette manière, il est susceptible d’être beaucoup plus simple si une seule carte de crédit, carte de débit ou chéquier est utilisée pour toutes ou la plupart des transactions. Il devrait également y avoir un compte réservé à des fins professionnelles uniquement. De cette façon, un relevé sera disponible pour tous les fonds dépensés.
Les grandes entreprises devraient également employer un personnel comptable suffisant ou obtenir les services nécessaires pour suivre les dépenses de l’entreprise. Les tentatives d’économiser de l’argent en réduisant imprudemment les dépenses comptables peuvent être très coûteuses. Il y a normalement deux bonnes raisons pour lesquelles les dépenses doivent être suivies efficacement et rapidement. La première raison est que cela fournit une vue plus précise des actifs disponibles de l’entreprise. La deuxième raison est que cela peut réduire les risques de subir les conséquences imposées par les autorités fiscales.
Les membres du personnel qui doivent fournir au personnel comptable des informations sur les dépenses devraient être tenus de le faire à des intervalles spécifiques. Par exemple, une personne peut être tenue de soumettre quotidiennement une déclaration commerciale révisée pendant qu’elle est en voyage d’affaires. Ensuite, il ne pourra lui être accordé que deux jours ouvrables après son retour de voyage pour remettre des copies de ses reçus. S’il s’avère que les membres du personnel ont tendance à ne pas respecter ces politiques, il peut être nécessaire de faire du non-respect une question disciplinaire.