La tenue d’un grand livre est essentielle à la bonne tenue de tout type de système comptable. Afin de tirer le meilleur parti de ce type de ressource, il est important de configurer correctement le grand livre. De nombreux experts en comptabilité recommandent également l’utilisation d’un journal en conjonction avec le grand livre, ce qui permet d’accéder facilement à plus de détails sur tous les débits et crédits enregistrés dans les registres financiers et de prendre en charge toutes les écritures du grand livre.
L’un des conseils de base pour tenir un grand livre est de déterminer le nombre de colonnes qui apparaîtront dans le livre et d’utiliser systématiquement ces colonnes. Une approche simple consiste à utiliser un format qui laisse de la place pour la date de la transaction, une brève description pouvant inclure le nom d’un fournisseur et un numéro de facture, une colonne de débit et une colonne de crédit. L’inclusion d’une colonne supplémentaire pour afficher le solde en cours après l’enregistrement de la nouvelle transaction est généralement considérée comme facultative, mais peut s’avérer utile dans un certain nombre de cas.
Une autre astuce pour tenir un grand livre est de prendre le temps de créer des comptes qui peuvent servir de base pour publier des transactions d’une manière organisée. Contrairement à un journal, dans lequel les transactions sont enregistrées sur une base chronologique sans tenir compte de la nature de ces transactions, le grand livre est destiné à regrouper des transactions similaires. Cela facilite grandement l’analyse de l’activité financière liée à certains types de revenus et de dépenses, puisque le détail de chaque compte est conservé au même endroit dans le grand livre. La plupart des progiciels de comptabilité sont aujourd’hui livrés avec des outils qui facilitent la création de comptes dans un grand livre et offrent l’avantage de s’assurer que ces comptes sont structurés pour suivre les principes comptables généralement reconnus.
L’utilisation d’un journal comme livre comptable complémentaire est également utile pour tenir un grand livre. La pratique de base consiste à utiliser le journal pour saisir les détails des transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent, puis à comptabiliser ces transactions dans le compte approprié du grand livre. Cela permet de minimiser les risques d’omission accidentelle d’une entrée importante dans le grand livre et fournit également une documentation de sauvegarde qui peut être utilisée dans le cas où les comptes du grand livre ne sont pas équilibrés.
Un conseil crucial pour tenir un grand livre est de ne pas rendre le processus plus compliqué que nécessaire. Bien qu’il y ait souvent un désir d’être détaillé, gardez à l’esprit que le but du grand livre n’est pas de créer un historique exhaustif de chaque transaction mais de capturer des données essentielles qui peuvent facilement être recoupées avec des pièces justificatives sans trop de problèmes. En utilisant systématiquement le même format pour tous les comptes tenus dans le grand livre, en réservant du temps pour enregistrer les transactions documentées dans le journal et en s’assurant que les comptes sont établis conformément aux principes comptables généralement reconnus, la tâche de tenir un grand livre qui est exacte et à jour sera beaucoup plus facile.