Le back office d’une entreprise représente tous les services administratifs ou financiers qui soutiennent une entreprise. Par exemple, les entreprises de vente au détail vendent des biens et des services ; ils ne se livrent pas à des tâches comptables ou administratives pour les consommateurs. La comptabilité de back office est donc la gestion financière d’une entreprise qui travaille essentiellement dans les coulisses. Les tâches comptables sont les mêmes que celles des autres entreprises, comprenant normalement les comptes fournisseurs, les comptes clients, la paie et la gestion des stocks. Les entreprises peuvent être en mesure d’externaliser la comptabilité de back-office à un tiers afin de se concentrer sur leurs principaux objectifs commerciaux.
Toutes les entreprises ont besoin d’une certaine forme de gestion financière pour soutenir leurs opérations commerciales normales. Cependant, la manière dont ils complètent le processus de gestion financière appartient souvent aux propriétaires et aux gestionnaires. Embaucher des comptables ou des aides-comptables pour les tâches comptables de base du back-office peut être coûteux pour une petite entreprise. Par conséquent, les propriétaires effectuent souvent une comptabilité de base et engagent un comptable professionnel pour la déclaration de revenus. Bien que cela puisse bien fonctionner au début d’une entreprise, la partie comptable peut devenir trop technique pour que les propriétaires la complètent de manière continue.
Lorsqu’une petite entreprise ne peut pas continuer sa comptabilité en interne, une option peut être d’externaliser les pratiques comptables de back-office à un tiers. L’embauche d’une entreprise de tenue de livres locale peut remplir ce service. Les grandes organisations peuvent être en mesure d’externaliser les services de comptabilité à des entreprises internationales. Ce n’est pas seulement peu coûteux, mais cela élimine également le besoin de maintenir des bureaux dans son emplacement principal. L’externalisation doit être nettement moins chère que l’embauche et le maintien de personnel comptable dans la région.
Comme tous les systèmes comptables, la comptabilité du back-office doit avoir des processus logiques en place. Cela comprend un processus pour capturer des informations spécifiques pour la gestion financière, les activités en place pour enregistrer les transactions dans les grands livres et une manière dont une entreprise rassemble des rapports financiers. L’intégrité, l’exactitude et la validité sont toutes des attributs importants de tout système comptable, et les systèmes comptables de back-office ne sont pas différents. Sans ces processus en place, une entreprise peut finir par ne rien savoir de significatif sur ses activités financières. Le reporting mensuel est souvent un objectif pour tous les systèmes comptables d’une entreprise.
Comme son nom l’indique, la comptabilité de back office prend en charge le front office d’une entreprise. Les processus pour les premiers doivent être pilotés pour les seconds. Bien qu’un propriétaire puisse prendre une décision concernant le processus comptable, le changement est souvent effectué aux fins du front office. En bref, la comptabilité devrait être en mesure de fournir des données significatives sur la meilleure façon d’améliorer les opérations commerciales globales de l’entreprise.