La gestion de flotte automobile est une série de procédures utilisées pour gérer une flotte automobile, un ensemble de véhicules entretenus à l’usage des clients ou des employés d’une entreprise. De nombreuses grandes entreprises maintiennent une flotte de véhicules à l’usage de leurs employés, fournissant aux employés des véhicules personnalisés à utiliser au travail en plus des véhicules pouvant être utilisés pour les déplacements. Les sociétés de location de voitures et certains grands magasins automobiles maintiennent également des flottes automobiles à l’usage de leurs clients.
De nombreuses entreprises utilisent des programmes informatiques pour la gestion de flotte automobile. La gestion d’une flotte de véhicules peut devenir extrêmement complexe, et un programme informatique peut aider les gens à suivre les véhicules et à rechercher rapidement des informations importantes. Des registres écrits peuvent également être conservés, selon l’entreprise et ses préférences.
L’un des aspects de la gestion du parc automobile concerne l’emplacement physique des véhicules. Il est nécessaire de savoir où se trouvent tous les véhicules d’une flotte : dans un parc de stockage, en réparation, chez un employé ou chez un client. Il peut également être nécessaire de déplacer des véhicules ou de jongler avec les emplacements des véhicules. Par exemple, un lieu de location de voitures qui reçoit beaucoup de retours de location à sens unique peut avoir besoin de conduire périodiquement une partie de son stock vers un autre lieu, tandis qu’un lieu qui reçoit de nombreuses demandes à sens unique devrait obtenir des voitures d’un autre endroit.
La maintenance est également un élément essentiel de la gestion du parc automobile. Des rappels d’entretien de routine peuvent être programmés dans un système afin que les gens sachent quand les véhicules ont besoin d’être réparés, et les dossiers individuels sur les véhicules peuvent également enregistrer les réparations dont les véhicules ont pu avoir besoin pour créer un dossier d’entretien complet. Les programmes informatiques peuvent également être mis en réseau avec des réseaux d’annonce de rappel, de sorte que si un rappel est émis sur un véhicule ou un composant, un avertissement apparaîtra dans le logiciel de gestion de flotte automobile.
Dans le cas d’une entreprise qui stocke des véhicules de travail tels que des camions utilitaires pour les employés, le système de gestion de flotte automobile peut également inclure des inspections périodiques des véhicules ainsi que des procédures de réapprovisionnement lorsque les véhicules sont ramenés. Cela garantit que lorsqu’un employé prend un véhicule out, il aura les outils et les fournitures nécessaires au travail. Dans les sociétés de location de voitures, les inspections sont utilisées pour confirmer que les voitures sont restituées en bon état et pour autoriser les véhicules à être remis à un nouveau client de location.
Un autre aspect de la gestion de flotte implique la disposition des véhicules. Les véhicules peuvent être vendus, souvent aux enchères, lorsqu’ils sont trop vieux, ont trop de kilomètres, ne sont plus appropriés pour le travail ou sont considérés comme excédentaires.