Les actifs numériques sont des actifs sous forme numérique, c’est-à-dire des actifs qui peuvent exister dans un fichier électronique. Les actifs numériques peuvent inclure des fichiers texte, des fichiers de base de données, des fichiers de logiciel de présentation, des PDF (fichiers au format de document portable), des fichiers audio, des fichiers graphiques, des fichiers image, des fichiers vidéo et des applications logicielles. La gestion des actifs numériques (DAM) est généralement gérée par un système logiciel pour l’organisation, le suivi, la maintenance et la distribution des actifs numériques.
L’une des raisons pour lesquelles la gestion des actifs numériques est si importante est que la propriété et les droits sur les actifs numériques sont un domaine compliqué. Bien qu’il soit assez clair de ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec une voiture louée, divers actifs numériques peuvent avoir différents types d’autorisations. La possibilité de modifier des actifs, les autorisations qui doivent accompagner leur utilisation et la durée de la licence pour les actifs qui ne sont pas entièrement détenus doivent tous être suivis avec l’actif d’origine lui-même. De plus, contrairement à la voiture louée, il est essentiel de conserver des copies de sauvegarde des actifs numériques dans des endroits sûrs et sécurisés où ils ne peuvent pas être dégradés, endommagés ou perdus. Les actifs numériques de certaines organisations se chiffrant par centaines de milliers ou plus, il est essentiel de les organiser de manière à maintenir leur accessibilité à diverses fins et de maintenir à jour leurs formats de fichiers en fonction des évolutions technologiques.
La plupart des organisations qui dépendent des actifs numériques utilisent au moins un système de gestion des actifs numériques (DAMS). Également appelés logiciels d’actifs numériques, ces systèmes sont généralement conçus pour gérer une grande variété de formats de fichiers et peuvent avoir une capacité de conversion. Les systèmes disposent généralement d’outils pour entrer de nouveaux actifs numériques dans le système, contrôler les autorisations afin que seuls les utilisateurs appropriés aient accès et puissent modifier divers actifs. Les autres fonctionnalités clés des logiciels de gestion des actifs numériques incluent la possibilité de marquer des actifs, de créer des versions d’actifs et diverses façons de regrouper, de réorganiser et d’analyser des actifs.
Les logiciels de gestion des actifs numériques peuvent être plus simples ou plus complexes. Dans sa forme la plus simple, il s’agit d’un navigateur qui permet de visualiser les actifs et leurs métadonnées, mais sans les stocker. Plus sophistiqué est le logiciel de catalogage, qui conserve les métadonnées dans une base de données distincte. Les logiciels de gestion des actifs numériques de type catalogage permettent des décors virtuels. Il est également possible qu’un logiciel de gestion des actifs numériques stocke réellement les actifs, ce qui lui permet d’agir comme un serveur d’actifs numériques virtuel.