La gestion des connaissances organisationnelles consiste à structurer l’acquisition et l’utilisation des connaissances issues d’une organisation et à intégrer les connaissances provenant de sources externes. Les connaissances peuvent naître passivement au sein d’une organisation en réaction aux changements de l’environnement commercial, ou elles peuvent être acquises de manière proactive par la recherche d’informations provenant de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisation. La fonction de gestion des connaissances organisationnelles acquiert des informations, les catégorise et les stocke de manière structurée et les transmet aux personnes au sein de l’organisation qui en ont besoin. La gestion des connaissances organisationnelles utilise des logiciels et d’autres procédures internes pour identifier les connaissances lorsqu’elles surviennent et les catégoriser pour une utilisation future par les départements ou employés appropriés.
Une organisation peut avoir une culture d’apprentissage qui encourage l’acquisition et la capture de connaissances, ou cette culture peut devoir être développée par une équipe de gestion des connaissances désignée. Dans toute organisation, un processus d’apprentissage organisationnel passif a lieu par lequel l’entreprise réagit et s’adapte aux changements quotidiens de l’environnement commercial. Ces changements peuvent découler de l’évolution des besoins des clients, des évolutions technologiques, de nouvelles réglementations gouvernementales ou d’initiatives de concurrents. La fonction de gestion des connaissances peut encourager un apprentissage organisationnel plus proactif en encourageant une plus grande prise de conscience de la création de nouvelles connaissances, une plus grande collaboration avec les clients, une attention aux commentaires et un réseautage externe plus large.
La gestion des connaissances organisationnelles comprend l’utilisation de logiciels appropriés pour encourager et appliquer le processus de capture des connaissances. Un logiciel approprié peut favoriser l’identification de nouvelles connaissances et garantir qu’elles sont classées de manière appropriée pour en faciliter l’accès et la disponibilité pour une utilisation dans de futurs projets. L’utilisation d’un logiciel approprié peut permettre d’intégrer la saisie et le stockage des connaissances dans les procédures quotidiennes, et des rappels au personnel peuvent être intégrés au logiciel.
L’environnement créé par une gestion efficace des connaissances organisationnelles peut stimuler l’acquisition et l’utilisation des connaissances au sein de l’organisation et stimuler l’innovation et la croissance de l’entreprise. L’intégration des connaissances issues d’une entreprise par l’acquisition de connaissances à partir de réseaux externes peut permettre une reconnaissance plus précoce des tendances de l’industrie et une mise en œuvre plus rapide de technologies et de processus innovants. L’augmentation de la collaboration externe peut conduire à une plus grande sensibilité aux commentaires des clients, entraînant une amélioration de la culture du service client. Les produits et les processus peuvent être plus étroitement alignés sur les exigences des clients et l’effort de marketing peut être mieux aligné sur les besoins des acheteurs potentiels. Le cycle de retour d’information peut être amélioré et une plus grande proportion des enseignements tirés peut être traitée et mise en œuvre dans des politiques améliorées.