La gestion des dépenses est un processus permettant de suivre les dépenses des employés ou, dans le cas d’un travail indépendant, de gérer personnellement les dépenses associées à l’activité commerciale. La mise en place de tels systèmes est importante pour documenter correctement les dépenses sur les déclarations telles que les déclarations fiscales, en plus de vérifier les employés pour s’assurer qu’ils respectent les politiques de l’entreprise en matière de dépenses. Un certain nombre d’entreprises produisent des logiciels de gestion des dépenses pour faciliter ce processus, ce qui facilite le suivi correct des dépenses.
Dans les entreprises de toute taille, les employés peuvent engager des dépenses pour le compte de l’entreprise dans le cadre de leur travail. Certaines entreprises n’autorisent les employés à le faire qu’avec leur permission, comme lorsqu’un propriétaire de petite entreprise envoie un employé au magasin de fournitures de bureau pour répondre à un besoin spécifique. D’autres peuvent fournir aux employés des comptes de dépenses, leur permettant d’utiliser des fonds à des fins préautorisées sans vérification préalable. Dans les deux cas, la gestion des dépenses est nécessaire.
Les employés soumettent des documents pour toutes les dépenses qu’ils encourent. Cela comprend une ventilation détaillée, montrant comment ils ont dépensé l’argent et comment cela s’applique à l’entreprise. Les dépenses peuvent inclure les divertissements des clients, la nourriture et le logement lors de voyages d’affaires, la location de voitures, les billets d’avion, etc. L’entreprise peut vérifier les dépenses pour s’assurer qu’elles sont dans des limites raisonnables, comme l’indemnité journalière de l’entreprise pour les repas. Les personnes réclamant des dépenses excessives ou inhabituelles peuvent être soumises à un examen minutieux et pourraient voir leurs privilèges révoqués si l’entreprise estime que leurs dépenses sont abusives.
Un logiciel peut faciliter la gestion des dépenses. Les comptables ou le personnel des ressources humaines peuvent créer des profils pour chaque employé afin de suivre les dépenses. Le logiciel permet de consulter facilement les antécédents, de suivre les changements et de remonter les dépenses liées à des événements particuliers. En cas d’audit, le personnel peut évaluer les profils des employés pour détecter des signes d’activité frauduleuse, comme des reçus en double, des réclamations de dépenses professionnelles lorsque les employés étaient en voyage personnel, etc.
Pour les travailleurs indépendants, la gestion des dépenses est importante pour réduire les coûts et suivre correctement les dépenses fiscales. Ces dépenses peuvent être traitées comme des déductions fiscales, à condition que la documentation soit conservée et qu’elle soit correctement classée. Certaines catégories de dépenses, comme les divertissements, sont soumises à un examen minutieux de la part des autorités fiscales, et les programmes de gestion des dépenses peuvent fournir des trucs et astuces pour réduire le risque d’un contrôle fiscal, comme signaler les dépenses qui semblent disproportionnellement élevées par rapport à d’autres dépenses. ou revenu.