La gestion des documents juridiques est le processus de collecte, de stockage, d’examen, de classement, de préparation, de numérotation, de copie, de numérisation et de résumé des documents produits dans le cadre d’une affaire judiciaire. Même une action en justice brève génère des rames de papier qu’il faut gérer. Depuis les plaidoiries initiales jusqu’à l’épuisement du recours final, tous les documents liés à une affaire doivent être agrégés et organisés. Les documents doivent également être accessibles et classés dans un système qui permet à un avocat de localiser le document exact nécessaire, même s’il ne savait pas qu’il aurait besoin du document lorsqu’il a été initialement examiné et classé.
Le cœur de toute affaire judiciaire est la preuve. Les documents sont souvent des preuves cruciales, en particulier dans une affaire civile. La découverte civile peut générer des milliers de pages de documents qui doivent être examinés pour évaluer leur valeur probante. Les avocats sont responsables non seulement de la gestion des documents ordinaires entourant une affaire, tels que les actes de procédure et la correspondance, mais doivent également mettre en œuvre et maintenir un système d’examen et d’utilisation des documents produits par le biais de demandes de découverte.
Les documents de découverte doivent être extraits des informations pertinentes. La gestion des documents juridiques concerne en grande partie la gestion de productions massives de documents faisant partie de litiges civils complexes. Il s’occupe également de la gestion courante des écritures liées à un dossier. Il existe toute une industrie d’entreprises qui fournissent des services aux cabinets d’avocats pour aider à stocker, copier, numériser, numériser et créer des bases de données de documents et des index consultables.
Le cycle ordinaire de gestion des documents juridiques pour les litiges complexes comprend la collecte des documents, leur catégorisation, la numérotation de chaque page, leur numérisation dans une base de données numérique, l’exécution d’un programme de reconnaissance optique de caractères sur les documents pour créer un index consultable, la copie des documents pour créer des ensembles de travail, et la création d’expositions à partir de matériel pertinent. L’utilisation d’un système informatisé est indispensable et peut être mise en œuvre au moyen d’un progiciel commercial qui crée des bases de données de documents et des index consultables. Cela permet à un avocat d’effectuer une recherche de tout le texte contenu dans tous les documents. Si une question est soulevée au procès, les documents peuvent être consultés à tout moment pour déterminer s’il y a quelque chose de pertinent contenu dans la production.
Les grands cabinets d’avocats affectent généralement un gestionnaire de cas pour gérer la gestion des documents juridiques. Le gestionnaire de cas supervise une équipe de parajuristes pour déplacer les documents à travers le système de documents de l’entreprise. Bien que la numérisation des documents soit un élément crucial pour rendre une production de découverte accessible, des fichiers papier et des ensembles de documents de travail dans des boîtes et des classeurs sont toujours nécessaires. La quantité de papier qui peut être générée par des litiges civils majeurs peut être stupéfiante.