La gestion des présences est un terme utilisé pour décrire les divers outils et stratégies de gestion qui aident à améliorer la présence régulière des employés. Lorsqu’il est efficace, ce type de contrôle des présences aide l’employeur à éviter tout temps d’arrêt pouvant survenir en raison de l’absence d’un employé, ainsi qu’à éviter de surcharger d’autres employés avec des tâches supplémentaires afin d’éviter ces temps d’arrêt. Un certain nombre d’outils sont utilisés dans le processus de gestion des présences, y compris les horloges, les feuilles de présence des employés et même un logiciel de suivi du temps qui aide à fournir un instantané de la présence des employés sur une période de temps spécifiée.
L’un des principaux objectifs de la gestion des présences est de réduire le nombre d’absentéismes sur le lieu de travail. Afin d’atteindre cet objectif, le personnel des ressources humaines travaille souvent en étroite collaboration avec les gestionnaires et les superviseurs pour s’assurer que l’environnement de travail et la culture du lieu de travail sont tels que les employés se sentent valorisés pour leurs contributions. Cela sert à son tour à motiver les employés à être au travail à l’heure et à être productifs pendant les heures qui leur sont assignées. Ces incitations peuvent prendre un large éventail d’expressions, allant du soutien verbal des managers, à la reconnaissance officielle du travail bien fait par les propriétaires et les dirigeants, et peut-être même aux primes ou autres avantages qui récompensent les employés pour leur diligence.
Afin de s’engager dans la tâche de gestion des présences, il est nécessaire de suivre le dossier de présence de chaque employé au sein de l’organisation. En règle générale, cela implique l’utilisation d’une sorte de système qui permet de savoir quand un employé se présente au travail et quand cet employé part pour la journée. Le système permettra également de documenter toutes les raisons présentées pour ne pas être au travail. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels pour cataloguer et suivre l’absentéisme en général, en associant des informations plus spécifiques à chaque cas. Cela permet de voir si un modèle se développe dans lequel un employé semble régulièrement appeler malade certains jours, et si un certain type de conseil ou de discipline doit être pris.
Alors que l’objectif de la gestion des présences est de corriger l’absentéisme au travail afin que ni l’entreprise ni ses employés ne soient gênés par l’absentéisme, les résultats du suivi peuvent également indiquer que certains employés ne peuvent pas être récupérés et c’est dans le meilleur intérêt de l’entreprise et les employés restants de rompre la relation de travail. En règle générale, les entreprises feront un effort raisonnable pour conseiller les employés qui sont fréquemment absents et tenteront de résoudre les problèmes qui conduisent à l’absentéisme extrême. Lorsque ces efforts ne se traduisent pas par un changement d’habitude, mettre fin à l’emploi de l’individu est souvent la solution la plus rentable et la plus pratique.