Le terme gestion des processus métier est utilisé pour expliquer comment les tâches et les procédures suivies pour remplir les fonctions de chaque poste dans une entreprise sont effectuées. La gestion du processus métier relève généralement de la responsabilité du chef de service ou du chef d’équipe. Au sein d’une grande entreprise dans un secteur hautement réglementé, il ou elle peut avoir un bureau dédié à la gestion des processus métier.
Il existe cinq catégories d’activités dans le cycle de vie de la gestion des processus métier ; conception, modélisation, exécution, suivi et optimisation. Ces catégories s’appliquent de manière cohérente à toute la gestion des processus métier, quelle que soit l’échelle ou l’industrie. Chaque activité doit être réalisée dans l’ordre.
L’aspect conception de la gestion des processus métier nécessite un examen du processus actuel, des problèmes connus et la conception d’un processus métier idéal. La conception des processus ne doit pas se limiter aux systèmes informatiques, mais doit intégrer les processus interpersonnels, l’interaction humaine avec les systèmes et les connexions de système à système. Assurez-vous que la nouvelle conception couvre la procédure d’exploitation standard, les accords de niveau de service, les escalades et le flux de travail des processus.
La modélisation implique une analyse analytique de la gestion des processus métier proposée. Au cours de ce processus, le personnel examine de près les détails de la conception et complète l’analyse des performances selon une série de scénarios possibles. Cette activité teste l’impact de diverses décisions sur le processus métier et l’activité globale.
La phase d’exécution ou de mise en œuvre est celle où l’impact des décisions prises lors des phases de conception et de modélisation se fait sentir. Très souvent, les systèmes sont sélectionnés pour résoudre les problèmes de gestion des processus métier. L’utilisation appropriée de la technologie peut apporter d’énormes avantages à l’entreprise, aider à l’application de la gestion des processus métier acceptés et assurer une application cohérente du nouveau processus dans toute l’organisation.
La mise en œuvre proprement dite d’un système de gestion des processus métier est un projet complexe, d’une ampleur et d’un coût considérables. Pour améliorer la gestion des processus métier dans une organisation, il faut modifier les pratiques et les routines commerciales acceptées que le personnel connaît et se sent à l’aise de faire. Ce type de changement n’est jamais facile.
Le suivi des modifications apportées à l’étape d’exécution est souvent négligé. À ce stade, il y a une certaine «fatigue du changement» qui s’est installée. Le personnel ne peut absorber qu’un certain nombre de changements au sein d’une organisation dans un certain laps de temps. Le fait de ne pas consacrer le niveau approprié de ressources à cette étape entraîne une occasion manquée de faire des ajustements en temps opportun. Les retards dans l’ajustement du système de gestion des processus d’entreprise ou l’utilisation de l’outil par le personnel coûtent de l’argent en erreurs et en temps, tout en augmentant le risque pour l’entreprise.
L’optimisation de la gestion des processus métier commence généralement six à 12 mois après la mise en œuvre du système. À ce stade, les entreprises peuvent commencer à accepter les améliorations recommandées au processus par le personnel et la direction. Ces changements améliorent les performances du système, ainsi que l’efficacité des changements et le succès de la gestion des processus métier.